Dokumenttipohjien hallinnassa määrittelet yrityksesi käyttämät dokumenttipohjat. Tämä näkyy oletuksena vain yrityksen pääkäyttäjille.
Dokumenttipohjien tyypit
Täytettävät dokumenttipohjat
Täytettävät dokumenttipohjat ovat pohjia, joita voit täyttää puhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Näitä ovat esimerkiksi työmaapäiväkirja, koepainepöytäkirja, kuntotarkastusraportti ja työvaiheilmoitus.
Voit hakea valmiita dokumenttipohjia dokumenttikirjastosta tai luoda pohjan alusta asti itse. Kun olet määritellyt pohjat, ne ilmestyvät käyttäjille täytettäväksi.
Tilauksen tulosteet
Tulosteet-osioon kuuluuvat tarjouspohjat, sopimuspohjat ja muut tilauksen tulosteet. Siellä näkyy dokumenttipohjia, joissa ei ole erillistä Docs-dokumentin täyttönäkymää. Dokumentti voidaan tulostaa Easoftin tarjous- tai tilaus-näkymältä. Dokumentille haetaan automaattisesti tiedot Easoftista. Esimerkiksi tarjouspohjalle voidaan hakea asiakkaan tiedot, tarjouspäivä, tarjotut tuotteet ja maksuerät
Huomio: Tulosteet ovat käytettävissä vain, jos käytössäsi on Easoft ERP.
Linkki tilauksen tulosteet artikkeliin: Tilauksen-tulosteet
Uuden dokumenttipohjan luonti
Kun haluat luoda uuden dokumenttipohjan, paina vihreästä plus-painikkeesta oikeasta alareunasta.
Sieltä avautuu kolme vaihtoehtoa:
- Luo uusi tyhjä pohja: Voit tehdä pohjan alusta alkaen itse.
- Kopioi nykyisen pohjalta: Tämä vaihtoehto on hyvä, jos haluat tehdä tyyliltään samanlaisen pohjan mitä sinulta aikaisemminkin löytyy.
- Lataa dokumenttikirjastosta: Voit hakea valmiita pohjia dokumenttikirjastosta. Pohjille tulee automaattisesti yrityksesi logo ja tiedot, joten se on heti valmis käytettäväksi. Voit myös jatkojalostaa pohjaa juuri omaan käyttöön sopivaksi.
Dokumenttipohjien asetukset hallinta-näkymässä
Dokumenttien tila
Tila-sarakkeesta voit hallita onko dokumenttipohja aktiivinen vai ei käytössä.
Jos dokumenttipohja on ei käytössä -tilassa, kukaan ei voi täyttää kyseisellä pohjalla dokumentteja. Kun lähdet luomaan uutta dokumenttipohjaa, voit pitää dokumentin ei käytössä -tilassa niin kauan että saat pohjan valmiiksi. Näin kukaan ei lähde vahingossa keskeneräistä pohjaa käyttämään.
Dokumenttien lukumäärä
Dokumenttipohjan kohdalla näkyy montako dokumenttia kyseisellä pohjalla on luotu. Kun avaat pohjan eri versiot näkyviin, voit katsoa montako dokumenttia on milläkin versiolla luotu.
Dokumenttien määrää voit seurata myös etusivun raportilla.
Dokumenttipohjien versiot
Kun muokkaat dokumenttipohjaa, Easoft luo automaattisesti uuden version. Tämä varmistaa, että olemassa olevat dokumentit eivät rikkoonnu. Voit nähdä eri versioiden lukumäärän ja valita halutessasi vanhemman version käyttöön, jos se palvelee tarpeitasi paremmin.
Dokumenttipohjan asetukset
Pääset muokkaamaan dokumenttipohjien asetuksia 3-pisteen valikon kautta. Asetuksissa voit määritellä:
- Salli dokumenttien luonti: Tämä asetus määrittelee, ketkä käyttäjäryhmät voivat luoda dokumentteja kyseisestä pohjasta. Huom. tämä ei ota kantaa siihen kenelle luodut dokumentit näkyvät tai ketkä saavat muokata valmiita dokumentteja.
- Oletustunnisteet: Määrittele oletustunnisteet, jotka tulevat automaattisesti kaikkiin tällä pohjalla luotuihin dokumentteihin. Tunnisteilla voit rajoittaa dokumenttien näkyvyyttä. Eli tällä asetuksella voit vaikuttaa siihen, kenelle luotu dokumentti näkyy.
- Oletuskohde: Määrittele, mihin tai kehen dokumenttipohja kohdistuu oletuksena. Sinulla voi olla esimerkiksi pohja, jota täytetään vain tietylle asiakkaalle. Jos laitat asiakkaan oletuskohteeksi, niin kun painetaan "Luo Docs-dokumentti"-napista, asiakas on oletuksena valittuna dokumentin kohteeksi.