Tampuuri-integraatio

1. Lyhyt esittely

Easoft ERP:n Tampuuri-integraation avulla Tampuurissa olevia kiinteistökohteita, tiloja ja huoltoilmoituksia voidaan käsitellä Easoftissa ilman tietojen manuaalista kopiointia järjestelmästä toiseen.

Integraatio voidaan määrittää:

• Tuomaan Tampuurin kohteet Easoftin asiakkaiksi.
• Tuomaan kohteiden rakennukset, huoneistot ja muut tilat Easoftiin.
• Muodostamaan Tampuurin avoimista ilmoituksista tilauksia Easoftiin.
• Luomaan Easoftiin tallennetuista tilauksista ilmoituksia Tampuuriin.
• Päivittämään Tampuuri-ilmoitus valmiiksi, kun siihen yhdistetty Easoft-tilaus kuitataan toimitetuksi.

2. Käyttöönotto

Edellytykset

• Valtuutus tietojen luovuttamiseen Easoftin käyttäjäyrityksen ja Tampuuri-käyttäjäyrityksen (tietojen luovuttaja) välillä – ks. seuraava kohta.

Tietojensiirtovaltuutus

• Dokumentti Tietojensiirtovaltuutus Tampuuri-palveluun löytyy Easoftin dokumenttikirjastosta.
• Dokumentti tulee allekirjoittaa Easoft Sign -sähköisellä allekirjoituksella.
• Allekirjoitettu dokumentti lähetetään Tampuurin kumppanitukeen osoitteeseen [e-mail].

Tunnukset

Rajapinnan käyttöä varten Tampuurilta saadaan tunnukset, kun edellisen kohdan valtuutus on tehty. Tampuuri toimittaa tunnukset suoraan Easoftille.

Käyttöoikeudet Easoftissa

Rajapinnan käyttöönotto edellyttää seuraavia käyttöoikeuksia Easoftissa (pyydä näiden aktivointi Easoftin tuesta):

• SpaceType/index
• SpaceType/edit
• CustomerBuildingSpace/index
• CustomerBuildingSpace/edit
• InterfaceSettings/propertyManagement

Asetusten määrittely Easoft ERP:ssä

Jos Tampuurin kohteiden tilat halutaan linkittää Easoftin tilauksille, oletustilat tulee määritellä Easoftiin.

• Asetukset -> Kiinteistönhallinta -> Tilatyypit -> Luo uusi tilatyyppi
  • Nimi: "Huoneisto" + valinnat "Tilatyyppi on huoneisto" ja "Määritä oletustyypiksi"
  • Nimi: "Muu tila" + valinta "Määritä oletustyypiksi"
  • HUOM! Tilatyypit ovat vapaasti nimettävissä, yllä esimerkit perustapauksista.

Easoftin työvaiheelle kirjattu työseloste siirtyy Tampuuri-ilmoitukselle toimenpiteeksi. Valinnalla "Kysy työseloste, kun työvaihe suljetaan" (Asetukset -> Työajanseurannan profiilit) voidaan helpottaa selosteen kirjaamista.

• Tämä asetus avaa työselosteen kirjattavaksi, kun työvaihe merkitään Easoftissa valmiiksi (mobiilissa tai työpöytäversiossa).
• Työselostetta voi muokata jälkikäteen tilauksen Työvaiheet-välilehdellä.

Rajapinta lisätään Easoftiin Asetukset -> Rajapinnat -> Lisää rajapinta -> Kiinteistönhallinta

• Nimeä rajapinta, valitse tyypiksi "Tampuuri" ja paina tallenna.

Rajapinnan asetukset avautuvat muokattavaksi tallennuksen jälkeen.

• Tunnukset
  • X-TampuuriAvain ja X-AsiakasNimi ovat esitäytettyjä, ei tarvitse muuttaa.
  • X-TiliNimi – rajapintakohtainen Tampuuri-tilin nimi. Saadaan Tampuurilta.
  • X-Kayttajatunnus – rajapintakohtainen käyttäjätunnus. Saadaan Tampuurilta.
  • X-Salasana – rajapintakohtainen salasana. Saadaan Tampuurilta.
• Tiedot
  • Yritys – Tampuurin työnsuorittajayritys.
  • Käyttäjä – rajapintaa käyttävä Tampuurin käyttäjä. Merkitään luodun Tampuuri-ilmoituksen luojaksi.
  • Myyjä – Easoftin käyttäjä, joka tulee ilmoituksista luotuihin tilauksiin myyjäksi. Tämä määrittelee myös tilauksen myyntialueen.
  • Asennusalue – tilauksen asennusalue, joka tulee luotuihin tilauksiin (rajapinta käyttää Easoftin oletusarvoa, jos asetusta ei ole määritelty).
  • Tilaustyyppi – tilauksen tilaustyyppi, joka tulee luotuihin tilauksiin (rajapinta käyttää Easoftin oletusarvoa, jos asetusta ei ole määritelty).
  • Tampuuri-ilmoituksen tunniste – valitaan, mihin tilauksen kenttään (Viitteemme, Viitteenne tai Lisätiedot) ilmoituksen tunniste tallennetaan.
  • Kiireellisyyskentän tallennus ja linkitys – valinta, mihin kenttään (Viitteemme, Viitteenne tai Lisätiedot) ilmoituksen kiireellisyys tallennetaan. Voidaan myös Toimitustila-valinnalla linkittää Easoftin toimitustilat Tampuurin kiireellisyysluokkiin.
• Tuonti
  • Tallennetaanko tiedot Easoftiin – jos ei käytössä, Tampuurista ei tallenneta Easoftiin muuta kuin ID-numeroita. Tampuuri-ilmoituksen tiedot on kuitenkin luettavissa Easoftin tilaukselta linkin kautta.
  • Kohteet asiakkaiksi – tuo Tampuurin kohteet Easoft ERP:n asiakkaiksi ja päivittää jo tuodut/manuaalisesti yhdistetyt kohteet. Käynnistyy heti käyttöönoton jälkeen ja sen jälkeen joka yö.
  • Kohteiden alakohteet rakennuksiksi, huoneistoiksi ja muiksi tiloiksi – tuo alikohteet niille asiakkaille, jotka on jo yhdistetty Tampuuri-kohteisiin. Raput luodaan automaattisesti. Käynnistyy heti käyttöönoton jälkeen ja sen jälkeen joka yö.
  • Ilmoitukset päivästä lähtien – päivämäärä, josta alkaen avoimia Tampuuri-ilmoituksia (Avoin, Vastaanotettu, Odotuksessa, Ilmoitettu, Hyväksytty) aletaan tuomaan tilauksiksi. (Päivämärää verrataan Tampuuri-ilmoituksen "IlmoitusTehty"-arvoon. Jos päivämäärä on sama tai uudempi, ilmoitus tuodaan Easoftiin)
• Vienti
  • Tilaukset kerran tallentaessa – Asetus mahdollistaa ilmoitusten viennin Tampuuriin uusista Easoft-tilauksista -> Kun Tampuuriin linkitetylle asiakkaalle tallennetaan tilaus Easoftiin, tästä luodaan linkitetty ilmoitus Tampuuriin.
    • Ilmoitukselle tulee työnsuorittajaksi rajapinta-asetuksissa määritelty yritys.
    • Toimitetuksi kuitattaessa tilaus merkitään valmiiksi Tampuurissa ja työseloste tallennetaan toimenpiteiksi samalla tavalla kuin tuonti-toiminnolla linkitetyillä tilauksilla.

Asiakkaiden ja tilojen yhdistäminen

• Easoft-asiakas voidaan yhdistää Tampuuri-kohteeseen asiakkaan muokkausnäkymässä. (Rajapinnat -> Tampuuri -> {Rajapinnan nimi} -> {Kohteen nimi}.
  • Asiakastyypin tulee olla Koy, jotta Kiinteistöhallinta-välilehti näkyy asiakaskortilla.
  • HUOM! Easoftin asiakas voidaan kytkeä vain yhteen Tampuuri-rajapintaan.

3. Integraation käyttö

Rajapinnan toimintaperiaate

• Rajapinta käy tunnin välein läpi jokaisen Easoftin asiakkaan, joka on yhdistetty Tampuuri-kohteeseen.
• Haetaan Tampuuri-ilmoitukset, jotka ovat avoimia (tilassa Avoin, Vastaanotettu, Odotuksessa, Ilmoitettu tai Hyväksytty), joiden suorittajayritys vastaa rajapintaan valittua yritystä, ja joiden "Ilmoitus tehty" -aika on sama tai uudempi kuin asetuksissa määritelty "Ilmoitukset päivästä lähtien" -päivämäärä.
• Tuonti käydään läpi uusimmasta ilmoituksesta vanhimpaan, ja se pysähtyy, kun vastaan tulee jo aiemmin tuotu ilmoitus tai teko-aika alittaa asetetun rajan.

Ilmoituksesta tilaukseksi (tuonti)

• Löydetyistä ilmoituksista luodaan Easoftiin tilaus, ja ilmoitus merkitään samalla vastaanotetuksi Tampuurissa.
• Tilaukselle tulee asetuksissa määritelty myyjä ja tämän myyntialue.
• Asennusalue ja tilaustyyppi tulevat asetuksista, tai oletusarvo, jos asetusta ei ole määritelty.
• Kiireellisyysluokka tallentuu tilaukselle asetusten mukaisesti.
• Jos ilmoituksella on tila, joka on yhdistetty Easoftin tilaan tai huoneistoon, sama tila asetetaan myös tilaukselle.
• Jos "Tallennetaanko tiedot Easoftiin" -asetus on käytössä, kaikki Tampuuri-ilmoituksen tiedot tuodaan tilauksen lisätiedot-kenttään.
• Kun tilaus kuitataan toimitetuksi Easoftissa, siihen linkitetty Tampuuri-ilmoitus merkitään valmiiksi ja tilauksen suljettujen työvaiheiden työselosteet kootaan tehdyiksi toimenpiteiksi päivämäärällä, joka vastaa tilauksen toimituspäivää.

Tilauksesta ilmoitukseksi (vienti)

• Kun "Tilaukset kerran tallentaessa" -asetus on käytössä ja Tampuuri-kohteeseen yhdistetyn asiakkaan tilausta tallennetaan, eikä tilausta ole vielä linkitetty Tampuuri-ilmoitukseen, tilauksesta luodaan ilmoitus Tampuuriin ja ne yhdistetään toisiinsa.
• Ilmoituksen työnsuorittajayritykseksi tulee asetuksissa määritelty yritys.
• Kun tilaus kuitataan toimitetuksi, siihen linkitetty Tampuuri-ilmoitus merkitään valmiiksi ja tilauksen suljettujen työvaiheiden työselosteet kootaan tehdyiksi toimenpiteiksi päivämäärällä, joka vastaa tilauksen toimituspäivää.

Kohteiden ja tilojen automaattinen päivitys

• Jos "Kohteet asiakkaiksi" -asetus on käytössä, Tampuurin kohteet tuodaan ja päivitetään Easoftin asiakkaiksi automaattisesti ensimmäisen kerran heti käyttöönoton jälkeen ja sen jälkeen joka yö.
• Jos "Kohteiden alakohteet..." -asetus on käytössä, alikohteista muodostetut rakennukset, huoneistot ja muut tilat päivittyvät samalla aikataululla.

4. Muut huomiot

• Jos "Tallennetaanko tiedot Easoftiin" -asetus ei ole käytössä, Tampuurista ei tallenneta Easoft ERP:iin mitään muuta tietoa kuin ID-numerot (muodostetaan myös mahdolliset linkitykset Tampuurin statuksen ja Easoftin toimitustilojen välille).
• Jos odotettu Tampuuri-ilmoitus ei ole siirtynyt Easoft ERP:iin:
  • Selvitystä varten tarvitaan tieto siitä, mikä Tampuuri-rajapinta on kyseessä (jos käytössä on useampi rajapinta-asetus).
  • Lisäksi tarvitaan puuttuvan ilmoituksen tiedot.
  • Lähetä nämä tiedot Easoftin tukeen ([e-mail]).
• Tietojensiirtovaltuutukseen liittyvissä kysymyksissä yhteys Tampuurin kumppanitukeen: [e-mail].