Talenom rajapintaohje

 

1. Käyttöoikeudet, tunnukset ja asetukset kohdejärjestelmässä

a. Yleiset edellytykset

• Tarvittavat sopimukset
  • Talenomin asiakas ei tarvitse integraation avaamiseen erillistä sopimusta.

b. API-tunnusten luonti

• Kuka voi luoda tunnukset?
  • Tunnukset luo Talenom ja niitä pyydetään sähköpostilla integraatiotiimiltä ([e-mail])
• Tunnuksen tyyppi
  • Myynti- ja ostolaskuissa tunnus on muodossa [e-mail].
  • Palkoissa tunnuksena käytetään Talenomin ilmoittamaa asiakkaan ryhmätunnusta.
  • Projektirajapintaan tarvitaan oma erillinen tunnus ja salasana.
• Lähtötiedot tunnuksen määrittelyyn
  • Talenomille tulee välittää asiakasyrityksen nimi. Jos otetaan myös ostolaskut käyttöön, tarvitaan asiakasohjelman redirect-url, joka on muotoa https://{domain}.easoft.eu/api/v1/oauth/talenom.

c. Käyttöoikeuksien määrittely

• Määrittelyt kohdejärjestelmässä
  • Talenom tekee tarvittavat määrittelyt.

d. Asetukset kohdejärjestelmässä

• Talenom tekee pääosin tarvittavat asetukset.
• Ostolaskut
  • Jos käytetään Easoftin sisäisiä kierrätyslistoja, tulee Easorin ostolaskujen kierrätyslistalta poistaa tarkastajat. Kierrätyslistalle jätetään vain halutut hyväksyjät.
    • Asetukset -> Palvelut -> Maksut -> Kierrätyslistat

---

2. Myyntilaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

• Rajapinnan kautta voidaan lähettää laskuaineisto Easoftista Talenomiin.
• Varsinainen laskun kuva muodostuu Talenomin laskupohjalle

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

• Rajapinnan lisääminen
  • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Laskutus → valitse Talenom.
  • Nimeä rajapinta (esim. Talenom myyntilaskut)
  • Tallennuksen jälkeen avaa rajapinta uudelleen muokattavaksi.
  • Syötä seuraavat tiedot:
    • Asiakastunnus
    • Tunnus ([e-mail])
    • Salasana
  • Syötä Talenomilta saadut tilien numerot
    • Myyntisaamistili on aina 1701.
  • Määrittele tarvittaessa muut rajapinta-asetukset
    • HUOM! "Laskujen lähettäminen asiakkaalle" asetuksen valinta "Laskut lähetetään itse" ei mahdollista laskun lähettämistä myöhemmin asiakkaalle Talenomista.
• Muut liittyvät asetukset
  • Asiakasnumero
    • Easoftissa käytetty asiakasnumero siirtyy Talenomiin.
    • Jotta numerointi ei mene päällekkäin, syötä Aloitusnumero
      • Asetukset → Asiakkaat → Seuraavan asiakkaan numero (Käytä Talenomin antamaa aloitusnumeroa).
  • Laskun numero
    • Laskunumero siirtyy Easoftista Talenomiin.
    • Syötä aloitusnumero:
      • Asetukset → Laskutus → Seuraavan laskun numero (käytä Talenomin antamaa aloitusnumeroa).
  • Myyntitilit
    • Asetukset -> Myyntitilit -> Lisää tarvittavat tilit
    • Oletukset: 3000 (myynti alv 25,5%) ja 3188 (Rak.palv.käänteinen alv).
  • Alv-luokat
    • Asetukset -> Alv-luokat -> Lisää tarvittavat.
    • Oletukset: Alv 0% ja Alv 25,5%
  • Alv-statukset
  • Asetukset -> Alv-statukset -> Lisää tarvittavat statukset.
  • HUOM! Ohjelmaan on valmiiksi lisättynä Rak.palv.käänteinen alv.
• Tarvittavat käyttöoikeudet
  • Talenomin myyntilaskurajapinta ei tarvitse erityisiä käyttöoikeuksia.
• Autentikaatiotietojen syöttö
  • Asetukset → Lisää asetuksia → Rajapinnat → Talenom myyntilaskut
• Rajapinnan aktivointi
  • Autentikaatiotietojen syöttö aktivoi myyntilaskurajapinnan heti käyttöön.

c. Siirtyvät tiedot

• Näytä/piilota rajapinnassa siirtyvät kentät klikkaamalla tästä

  Rajapinnassa siirtyvät kentät:

    Customer.accounts_receivable  
    Customer.businessid  
    Customer.customer_type  
    Customer.email  
    Customer.lang  
    Customer.address  
    Customer.name  
    Customer.name2  
    Customer.number  
    Customer.postcode  
    Customer.locality  
    Customer.vatin  
  
    Invoice.cover_note  
    Invoice.customer_address  
    Invocie.customer_email  
    Invoice.customer_job_number  
    Invoice.customer_locality  
    Invoice.customer_order_number  
    Invoice.customer_phone  
    Invoice.customer_postcode  
    Invoice.delivery_address  
    Invoice.delivery_date  
    Invoice.delivery_locality  
    Invoice.delivery_name  
    Invoice.delivery_name2  
    Invoice.delivery.postcode  
    Invoice.due_date  
    Invoice.einvoiceid  
    Invoice.evoiceint  
    Invoice.factoring  
    Invoice.invoice_date  
    Invoice.number  
    Invoice.our_ref  
    Invoice.recording_type  
    Invoice.reference_number  
    Invoice.sendtype  
    Invoice.sensible  
    Invoice.your_ref  
  
    InvoiceRow.description  
    InvoiceRow.discount  
    InvoiceRow.discount_round  
    InvoiceRow.freetext  
    InvoiceRow.item  
    InvoiceRow.price  
    InvoiceRow.price_netto  
    InvoiceRow.qty  
    InvoiceRow.unit  
    InvoiceRow.vat_rate  
  
    Order.approval_date  
    Order.number
  
    PaymentTerm.discount  
    PaymentTerm.discount_days
  
    User.name

• Huomiot tietojen vastaavuuksista

  • Viitteemme/Viitteenne -kentät siirtyvät laskun otsikkotietoihin
  • Asiakkaan tilausnumero ja työnumero eivät siirry otsikkotietoihin
    • Nämä voidaan rajapinta-asetuksissa määritellä siirtymään laskun lisätietoihin

d. Laskun lähetys

1. Avaa lasku
   • Laskutus -> Laskujen hallinta -> klikkaa asiakkaan nimeä.
2. Tarkista laskun tiedot
   • Tee tarvittaessa muutokset laskulle.
   • HUOM! Laskulle tehdyt muutokset eivät päivity takautuvasti tilaukselle.
     • Jos haluat tilauksen pysyvän ajan tasalla:
       • Poista laskuja siihen linkittyvä toimitus
       • Tee tarvittavat muutokset tilaukselle
       • Luo lasku uudestaan.
3. Lähetä lasku
   • Klikkaa "Tallenna ja lähetä".
   • Valitse avautuvasta ikkunasta lähetyskanava ja paina Lähetä.
   • Onnistuneesti siirtyneet laskut löytyvät Siirretyt-kansiosta Laskujen hallinta -näkymässä.

e. Erityishuomiot

• Liitetiedostojen koko: yksi PDF max 5 Mt, yhteensä max 8 Mt.
• Numerointien synkronointi tärkeää.
• Easoftiin voidaan avata useita rinnakkaisia myyntilaskurajapintoja eri y-tunnuksille.
• Talenomin vakio rahoitusvaihtoehdot (factoring-arvot)

  • Rahoitusvaihtoehdot löytyvät Easoftissa keskeneräiseltä laskulta.
    HUOM! Näiden vaihtoehtojen käyttö edellyttää asetusten tekemistä Talenomissa.

      TALENOM_FACTORING_NORDEA = 1;
      TALENOM_FACTORING_POHJOLA = 2;
      TALENOM_FACTORING_DANSKE = 3;
      TALENOM_FACTORING_HANDELSBANKEN = 4;
      TALENOM_FACTORING_ROPO_FINANCE = 5;
      TALENOM_FACTORING_NOJA_RAHOITUS = 6;
      TALENOM_FACTORING_AKTIA = 7;
      TALENOM_FACTORING_SVEA = 8;
      TALENOM_FACTORING_ALISA_PANKKI = 9;
      TALENOM_FACTORING_PURO = 10;
      TALENOM_FACTORING_MUU = 11;

f. Yleisimmät virhetilanteet

• Invalid INVOICE_DATE - the invoice date is in a locked period: Lasku on päivätty suljettuun tilikauteen. Pyydä Talenomia avaamaan ajanjakso tai päivää lasku uudelleen.
• Hylätty (ERROR) - sisäinen virhe: Liitteet liian suuria. Yksi PDF max 5 Mt, yhteensä max 8 Mt.
• Error: invalid value in ROW/DISCOUNT_PERCENTAGE, should be between 0-100: virheellinen alennusprosentti. Laskurivillä on virheellinen alennus (miinus tai lähes nolla).
  • Lisää riveille hetkeksi alennusprosentti ja poista se. Jos loppusumma halutaan muokata, jätä alennus vain yhdelle riville ja tyhjennä muilta – tällöin alennus kohdistuu vain yhteen riviin.
  • Voit käyttää myös Summaa rivit-toimintoa. Se poistaa rivihinnat laskulta ja muodostaa laskun loppuun yhteenvetorivin, jossa näkyy koko laskun summa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat poistaa negatiivisen alennuksen laskulta.
• Error: Invalid INVOICE_NUMBER - the invoice number is already in use: Virheen mukaisesti sama laskunumero on jo käytössä, eli yleensä tässä tapauksessa toinen lasku olisi lähetetty suoraan Talenomista eteenpäin, jolloin laskunumero on tullut käyttöön ---> voit kopioida laskun uudeksi laskuksi ja lähettää sen, sekä poistaa aikaisemmin muodostuneen laskun.
  • Joskus voi tulla tilanne, että lähetyksessä tulee jokin virhe ja lähetettävä lasku jää Easoftissa Hyväksytyt-osioon. Kun laskua yrittää lähettää uudelleen, tulee tämä virhe. Tarkista tässä kohdassa, että löytyykö lasku virheestä huolimatta jo Talenomista. Jos löytyy, ole yhteydessä [e-mail], jotta lasku saadaan siirettyä oikeaan kansioon
• Error: Invalid value in ROW/SALES_ACCOUNT_NUMBER: the given account number (xxxx) does not exist in Talenom's systems: laskulla käytössä oleva myyntitili on poistettu käytöstä Talenomissa, tästä syystä lasku ei lähde eteenpäin. Laskulle pitää vaihtaa toinen myyntitili, tai avata haluttu tili käyttöön Talenomissa

---

3. Ostolaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

• Rajapinnan kautta voidaan hakea, hyväksyä, kohdistaa ja tiliöidä ostolaskut Easoftissa.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

• Rajapinnan lisääminen ja asetukset

  • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Ostolaskut → valitse Talenom.
  • Nimetään rajapinta esim: Talenom ostolaskut
  • Syötetään asiakastunnus
  • "Ostolaskut noudetaan alkaen" valinnalla määritellään päivämäärä, mistä lähtien ostolaskut halutaan noutaa Talenomista Easoftiin
  • Aktivoidaan valinta "Salli ostolaskujen nouto"
  • Automaattinen maksatus: Jos halutaan maksun siirtyvän Talenomissa automaattisesti eräpäivänä maksuun, aktivoidaan tämä valinta
• Muut liittyvät asetukset
  • Ostolaskujen automaattikohdistus
    • Asetukset -> Ostolaskut -> Ostolaskut -> Automaattinen kohdistus

• Tarvittavat käyttöoikeudet

  • Oauth/fetchTalenomAuthUrl
  • Oauth/revokeTalenomAuthorisation

• Autentikaatiotietojen syöttö

  • Ostolaskurajapinnan autentikointi tehdään Talenom-tunnuksilla aktivoinnin yhteydessä.

• Rajapinnan aktivointi

  • Rajapinnan voi aktivoida noutamaan ostolaskut Easoftiin..
    1. Ostolaskurajapinnan asetuksista Asetukset -> Rajapinnat -> Talenom ostolaskurajapinta -> klikataan "Anna käyttöoikeus" -painiketta.
    2. Ostolaskunäkymästä Ostot -> Ostolaskut -> klikataan rajapinnan virheilmoituksen "Uudista kirjautuminen tästä" linkkiä.
  • Kirjautuminen rajapintaan on henkilökohtainen ja edellyttää käyttäjältä tunnuksia ja ostolaskuoikeuksia myös Talenomiin. Ensimmäistä ostolaskua hyväksyttäessä ohjelma pyytää käyttäjää kirjautumaan Talenomiin ja antamaan tarvittavat oikeudet rajapinnan käytölle.

c. Kierrätys

• Hyväksyntäprosessi
  • Ostolaskujen hyväksyntää varten voidaan luoda kierrätyslistoja, joissa lasku kulkee tarkastajalta hyväksyjälle.
  • Tarkastaja ei tarvitse Talenom-tunnuksia, mutta hänen käyttäjäryhmällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet ostolaskujen tarkastamiseen Easoftissa.
    • Jos oikeudet puuttuvat, pyydä niiden lisäämistä Easoftin tuesta.
  • Kierrätyslistojen käyttö Easoftissa on kuvattu tässä ohjeessa.
• Ostolaskujen kommentointi
  • Ostolaskun Kierrätys-välilehdellä voidaan tallentaa ostolaskuun liittyviä kommentteja.
    • Tallennetut kommentit näkyvät aina Kierrätys-välilehdellä.
    • Lisää kirjanpidon kommentti -> kommentti siirtyy Talenomiin Kierrätys-välilehdelle.
    • Lisää sisäinen kommentti -> kommentin voi halutessaan tuoda näkyviin myös Ostolaskut-listanäkymään sarakevalitsimen avulla.

d. Kohdistus

• Ostojen kohdistaminen tilaukselle
  • Lasku kohdistetaan tilaukselle kuluksi/läpilaskutettavaksi ostolaskun Kohdistus-välilehdeltä.
  • Avaa Kohdistus-välilehti -> Valitse laskurivien alta tilaus -> klikkaa "Kohdista"
  • HUOM! Näkymässä kaikki laskurivit on valittu oletuksena kohdistettavaksi.
• Osakohdistus
  • Laskurivejä voi kohdistaa eri tilauksille.
    • Valitse rivit -> valitse tilaus pudotusvalikosta -> klikkaa "Kohdista".
  • Yksittäinen rivi voidaan jakaa usealle tilaukselle:
    • Valitse rivi -> syötä kohdistettava määrä Kohdista-sarakkeeseen -> klikkaa "Kohdista"
    • Toista tarvittaessa, kunnes rivi on jaettu halutuille tilauksille.
• Automaattikohdistus
  • Ostolaskuille voidaan määritellä automaattikohdistus näkymästä Asetukset -> Ostolaskut.
• Litterointi
  • Jos valitulla tilauksella on käytössä litterat, näkyviin tulee Littera-valinta tilauksen valinnan alapuolelle.
  • Tällöin litteran valinta on pakollinen kohdistuksen yhteydessä.

e. Tiliöinti

• Tiliöinti Talenomin projekteille edellyttää Talenomin projektirajapinnan käyttöönottoa.
• Tiliöinti kohdistuksista
  • Tiliöinnit voidaan luoda Easoftin kohdistusten perusteella painamalla “Luo tiliöinnit kohdistuksista” -painiketta.
  • Projekti, projektilaji ja kustannuspaikkojen koodit tulee olla identtiset sekä Easoftissa että Talenomissa. Koodin jälkeen näkyvä nimi voi Talenomissa olla mikä tahansa.
    • Esimerkki: Jos Easoftin tilausnumero on “12345”, se dimensioituu automaattisesti Talenomin projektiin “12345”.
    • Ostolaskun kohdistuksen perusteella Talenomissa tapahtuu automaattinen dimensiointi projektilajin osalta, kun käytetään Easoftin tilauksen litteroinnin koodia.
  • Easoft luo tiliöintirivit projektin ja ALV-prosentin mukaan:
    • Yksi rivi per projekti.
    • Jos samalla projektilla on useita ALV-prosentteja, rivit eriytyvät myös ALV:n perusteella.
  • “Tallenna”-painikkeella tiliöinnit tallennetaan Talenomiin.
• Manuaalinen muokkaus
  • Tiliöintien seurantakohteita ja brutto-summaa voidaan tarvittaessa muokata käsin.
  • Jos automaattinen tiliöintien luonti ei kata kaikkia rivejä, on mahdollista lisätä puuttuvat rivit manuaalisesti.
• Kommenttien siirtyminen
  • Tiliöintivälilehdeltä tehty kommentti siirtyy Talenomiin tiliöintiriville kommentiksi kirjanpitoon tallenna-painikkeella tai laskua hyväksyttäessä.
  • HUOM! suositellaan tämän toiminnon sijaan kierrätys-välilehden kommentteja, koska tiliöintirivin kommentit eivät näy uudessa Easorin käyttöliittymässä.

f. Ostolaskun hyväksyntä

• Hyväksyminen yksittäin
  • Ostolasku hyväksytään maksuun ostolaskun katselunäkymästä Ostot -> Ostolaskut -> klikkaa haluttu lasku toimittajan nimestä auki. "Hyväksy maksuun" -painikkeella ostolasku siirtyy Easoftissa käsitellyt-kansioon ja lasku merkitään Talenomissa hyväksytyksi.
• Hyväksyminen massana
  • Ostolaskuja voi hyväksyä myös massana listanäkymästä Ostot -> Ostolaskut. Halutut laskut valitaan listalta ja hyväksyntä-toiminto löytyy oikean alareunan Toiminnot-painikkeella.
• Mitätöinti
  • Laskun voi mitätöidä ostolaskun katselunäkymästä. Mitätöinti-toiminto löytyy Tallenna-painikkeen oikeasta reunasta.
  • HUOM! Mitätöityä laskua ei voi enää palauttaa hyväksytyksi.
• Hyväksynnän vaikutus kohdejärjestelmässä
  • Laskun hyväksyntä Easoftissa muuttaa sen hyväksytyksi myös Talenomissa.
    • Jos automaattimaksatus on asetettu Easoftin rajapinta-asetuksista päälle, lasku menee eräpäivänä maksuun.
  • Laskun mitätöinti Easoftissa asettaa laskun myös Talenomissa mitätöidyksi.

g. Hyvityslaskujen käsittely

• Käsittely Easoftissa
  • Hyvityslasku käsitellään Easoftissa samalla tavalla kuin normaali ostolasku.
• Kohdistuminen Talenomissa
  • Hyvityslasku kohdistuu automaattisesti toimittajan veloituslaskuihin Talenomissa.
  • Kohdistuksen onnistuminen edellyttää, että:
    • Toimittajan nimi on täsmälleen sama molemmilla laskuilla.
    • Hyvityslaskulle ja alkuperäiselle laskulle on asetettu sama maksupäivä (Easoftissa eräpäivä).
• Nyrkkisääntö
  • Käsittele veloitus- ja hyvityslasku aina yhtenevästi:
    • Jos hyväksyt veloituslaskun → hyväksy myös hyvityslasku.
    • Jos mitätöit veloituslaskun → mitätöi myös hyvityslasku.
• Lisämateriaali
  • Katso myös Talenomin ohjevideo: Talenom Online – Hyvityslasku.

h. Uuden ostolaskun luonti

• Uuden ostolaskun voi luoda Easoftissa kohdasta Ostot -> Ostolaskut -> "Uusi ostolasku" (vihreä plus-painike).
• Avautuvalle lomakkeelle syötetään vähintään pakolliset tiedot.
• Kun tiedot on tallennettu, ostolasku siirtyy muiden ostolaskujen joukkoon ja voidaan käsitellä sekä hyväksyä maksatukseen normaalin prosessin mukaisesti.

i. Erityishuomiot

• Ostolaskun tietoja voi muokata Easoftissa ja nämä tallentuvat Talenomiin.
• Jos eräpäivä on jo mennyt niin maksupäiväksi tulee nykyinen päivä.
• Ostolaskurajapintaan kirjautuminen edellyttää Easoftin käyttäjältä tunnuksia myös Talenomiin.
• Useampi Talenom ympäristö yhdessä Easoftissa:
  • Jos samaan Easoftiin tuodaan ostolaskuja useista Talenom-ympäristöistä (esimerkiksi kolmen eri yrityksen laskut yhteen ohjelmaan), tulee jokaiselle yrityksen rajapinnalle konfiguroida myös Talenomin projektiseuranta. Tällöin projektit perustetaan kaikkiin Talenom-ympäristöihin.
  • Kustannuspaikkojen avulla voidaan hallita, että projektit kohdistuvat vain oikeisiin Talenom-ympäristöihin.

j. Yleisimmät virhetilanteet

• Project is required in settings: 461517EC-1CF5-4901-926F-8D1631E347A1: Joillekin tiliöinneille ei ole määritetty projektia. Lisää projektitieto, Talenomissa projektin valinta voi olla pakollinen.
• Reference number validation failed: Talenom ei tunnista viitenumeroa. Avaa Laskun tiedot -välilehti. Vaihda laskun viestityypiksi viestimaksu ja siirrä viitenumero viestikenttään.
• Not current users approval turn. Next approver(s): Henkilö xxx: Laskulle on jäänyt Talenomissa oletuskierrätyslista, jossa ei ole kaikkia hyväksyntäoikeuden omaavia henkilöitä.
  • Ratkaisu (yksittäinen lasku): Muokkaa laskun kierrätyslista Talenomissa käsin.
  • Ratkaisu (jatkossa):
    • Luo uusi kierrätyslista, johon lisätään kaikki halutut hyväksyjät.
    • Aseta uusi lista oletukseksi.
    • Poista vanha lista. Poistamisen yhteydessä järjestelmä kysyy, mille listalle vanhan listan laskut siirretään – valitse tällöin uusi lista.
  • Kierrätyslistat löytyvät Talenomista polusta: Laskujen maksu → Ylläpito → Kierrätyslistat.
• Message: No access rights to information: Rajapintaan on kirjautunut käyttäjä, jolla ei ole tarvittavia oikeuksia Talenomissa laskujen ja tiliöintien hakuun.
  • Ratkaisu:
    • Käyttäjä, jolla on varmasti tarvittavat oikeudet, poistaa Talenom-kirjautumisen rajapinta-asetuksista.
    • Rajapinta-asetusten polku: Asetukset → Rajapinnat → Talenom ostolaskut
    • Poista käyttöoikeus ja kirjaudu uudelleen sisään.
    • Siirrä “viimeksi päivitetty” -aikaa pari päivää taaksepäin, jotta kaikki laskut haetaan myös katkoksen ajalta.
    • Tallenna rajapinta-asetukset
• Sisäinen virhe: String could not be parsed as XML: Laskun tiedoissa (esim. lisätiedoissa) on erikoismerkki, jota rajapinta ei hyväksy. Poista tai korjaa erikoismerkit laskun tiedoista.
• Laskun summa ja tiliöitävä summa eivät täsmää: Laskulla on osa laskuriveistä tiliöimättä.
  • Jos ostolaskujen asetus "Luo tiliöinnit kohdistuksista automaattisesti ostolaskua hyväksyessä" on päällä ja vain osa riveistä kohdistettu tilauksille, myös loput rivit on kohdistettava esimerkiksi “Yleiskulut” -tilaukselle.

    • “Yleiskulut”-tilausta vastaava projekti tulee löytyä myös Talenomista, jotta hyväksyntä onnistuu.

    • Tämä automatiikka ylikirjoittaa mahdolliset taloushallinto-ohjelmassa asetetut oletusdimensioinnit.

---

4. Palkat

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

• Rajapinnan kautta siirretään palkkatiedot Easoftista Talenomiin (Mepco).

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

• Rajapinnan lisääminen

  • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta -> Palkat
  • Nimeä rajapinta (esim. Talenom palkat)
  • Valitse aineiston muoto (Mepco)
  • Tallennuksen jälkeen avaa rajapinta muokattavaksi
  • Syötä asiakkaan ryhmätunnus ja tallenna.

• Muut liittyvät asetukset

• Palkkarajapinnan muodostamiseen tarvittavat tiedot

  • Pyydä tarvittavat tiedot Talenomilta:
    • Jos asiakas on vanha Talenomin asiakas → sähköposti: [e-mail]
    • Jos asiakas on uusi Talenomin asiakas → sähköposti: [e-mail]
    • Jos et ole varma, onko kyseessä uusi vai vanha asiakas → käytä osoitetta [e-mail]
  • Talenom toimittaa seuraavat tiedot:
    • Milloin ensimmäinen palkka-aineisto siirretään Easoftista ja mitä palkkakautta se koskee
    • Asiakkaan ryhmätunnus
    • Palkkalajit
    • Poissaolokoodit
    • Työntekijänumerot

• Palkkalajien määrittely

  • Palkkalajit määritellään Talenomin toimittamien palkkalajien nimien ja koodien mukaisesti.
  • Palkkalajit syötetään Asetukset -> Palkkalajit -> Lisää.
  • Jokainen palkkalaji tulee kytkeä tuntikirjauksen työvaiheelle tai kulukirjaukseen.

  • Huomioitavaa:

    • Palkkalajilistassa on yleensä korostettuna ne palkkalajit, joita tarvitaan.

    • Jos korostuksia ei ole, varmista Talenomilta tai asiakkaalta, mitä palkkalajeja käytännössä tarvitaan.

    • Luo Easoftiin vain ne palkkalajit, joita todella käytetään.

    Avaa/sulje palkkalajien määrittelyesimerkit klikkaamalla tästä

      Määrittelyesimerkki 1: 06.1 Vuosiloma (Mepco)
      Tyyppi: Työtunnit
      Yksikkö: Päivämäärä
      Työvaiheet: Vuosiloma
      Arvon syöttö: Syötä kenttään
      Arvon sarake aineistossa: KPL/MÄÄRÄ
      Palkkalajin aineistotiedosto: Lomat
      Loman tyyppi: Vuosiloma
    
      Määrittelyesimerkki 2: 08.0 Sairauspoissaolo (Mepco)
      Tyyppi: Työtunnit
      Yksikkö: Päivämäärä
      Työvaiheet: Sairausloma
      Arvon syöttö: Syötä kenttään
      Arvon sarake aineistossa: KPL/MÄÄRÄ
      Palkkalajin aineistotiedosto: Poissaolot
      Poissaolon syy: Sairauspoissaolo (08.0 Rakennusala) 
        (määräytyy palkkalajin koodin mukaan)
      Erittele jokainen päivä omalle rivilleen: Ei rastia ruutuun
      
      
      Määrittelyesimerkki Sunnuntaityö:
      
      Talenomiin syötetään tuntityöt ilman ylitöiden perusosia ja 
      sunnuntaiylitöiden perusosaa.
      
      11000 Tuntityö (Mepco)
      Tyyppi: Työtunnit - ei ylityötunteja
      Yksikkö: Tunti
      Työvaiheet: Tuntityö
      Arvon syöttö: Syötä kenttään
      Arvon sarake aineistossa: KPL/MÄÄRÄ
      Palkkalajin aineistotiedosto: Palkat
      
      11000 Sunnuntai perusosa (Mepco)
      Tyyppi: Työtunnit - sunnuntai 100%
      Yksikkö: Tunti
      Työvaiheet: Tuntityö
      Arvon syöttö: Syötä kenttään
      Arvon sarake aineistossa: KPL/MÄÄRÄ
      Palkkalajin aineistotiedosto: Palkat
      
      20400 Ylityö vrk 50% (Mepco)
      Tyyppi: Työtunnit - ylityöt vrk 50%
      Yksikkö: Tunti
      Työvaiheet: Tuntityö
      Arvon syöttö: Syötä kenttään
      Arvon sarake aineistossa: KPL/MÄÄRÄ
      Palkkalajin aineistotiedosto: Palkat
      
      20110 Sunnuntaityö (Mepco)
      Tyyppi: Työtunnit - sunnuntai 100%
      Yksikkö: Tunti
      Työvaiheet: Tuntityö
      Arvon syöttö: Syötä kenttään
      Arvon sarake aineistossa: KPL/MÄÄRÄ
      Palkkalajin aineistotiedosto: Palkat
      
      Näillä määrittelyillä laskentaesimerkki:
      
      Tuntirjaukset:
        Perjantaina 10h työpäivä 
          -> 8h tuntityö + 2h 50% vrk ylityö
        Sunnuntaina 10h työpäivä 
          -> 8h tuntityö + 2h 50% vrk ylityö + 10h sunnuntaiylityö 100%
      
      Määrät, jotka esimerkistä siirtyvät palkanlaskentaan:  
        11000 Tuntityö -palkkalajille lasketaan kaikki tunnit 20h, josta
        vähennetään kaikki ylityöt 10h (sunnuntai) ja 4h (50% vrk) = 6h
        11000 Sunnuntai perusosa lasketaan koko kirjattu 10h
          -> Nämä 11000 palkkalajit summataan Talenomissa yhteen 6h+10h=16h
        20040 Ylityö vrk 50% lasketaan 2h+2h=4h
        20110 Sunnuntaityö lasketaan 10h

• Tarvittavat käyttöoikeudet

  • InterfaceSettings/add_payroll_data ja PayRolls/index.

• Autentikaatiotietojen syöttö

  • Palkka-aineiston lähetykseen ei tarvita erillisiä tunnuksia. Aineiston lähetys kohdistuu rajapinta-asetuksiin syötetyn asiakastunnuksen perusteella.

• Rajapinnan aktivointi

  • Palkkarajapintaa ei tarvitse erikseen aktivoida

c. Testipalkka-aineiston lähettäminen rajapinnan kautta

1. Määritä tuki-tunnukselle työntekijänumero
   • Käytä jotakin oikeasti käytössä olevaa työntekijänumeroa.
   • Muista poistaa työntekijänumero tuki-tunnukselta testiaineiston lähetyksen jälkeen.
2. Syötä tuntikirjaukset tuki-tunnukselle
   • Kirjaa kaikki eri tuntityypit, joita asiakkaalla normaalisti käytetään, kuten:
     • Normaali työaika
     • Sairasloma
     • Vuosiloma
     • Arkipyhä
     • Kulut
     • Ylityöt
     • Sunnuntaityöt
3. Hyväksy tunnit ja lähetä aineisto rajapinnan kautta.
4. Ilmoita Talenomin integraatiotiimille
   • Lähetä viesti osoitteeseen [e-mail] ja kerro, että testiaineisto on lähetetty.
   • Liitä mukaan PDF-raportti Työvuorot -> Työtunnit -> Tulosta -> Ilman hintoja, jossa näkyvät syöttämäsi testikirjaukset.
5. Talenomin palaute
   • Integraatiotiimi kuittaa, onko aineisto kunnossa ja hyväksyttävissä.

d. Siirtyvät tiedot

• Palkkarajapinnassa siirtyvät tiedot voi tarkastaa palkka-aineston lähetyksen yhtedyessä. Katso erillinen ohje palkka-aineiston luonnista
• HUOM! Jos palkka-aineisto halutaan kohdistaa kustannuspaikalle tai projektirajapinnan kautta luodulle projektille, tulee palkka-aineiston luonnissa valita oikea ryhmittely.

e. Erityishuomiot

• Ylitöiden perustunnit eivät saa sisältyä normaaleihin tunteihin, ellei sitä ole erikseen sovittu.
• Sunnuntaiylityöt vaativat erityistä huomiota. Talenomiin syötetään lähtökohtaisesti tuntityöt ilman ylitöiden perusosia ja sunnuntaiylitöiden perusosaa. Katso tämän ohjeen kohta 4.b. määrittelyesimerkki.
• Poissaolo-palkkalajit määriteltävä muodostumaan yhtenäisesti, ei päivittäin eriteltynä. Lisäksi poissaolojen yksikkö on aina "Päivämäärä". 
  • Näillä asetuksilla Mepco-rajapintaan muodostuu peräkkäisistä poissaoloista alku- ja loppupäivämäärä sekä yhteensä kirjattu tuntimäärä. Yksittäisestä poissaolosta muodostuu myös päivämäärä ja tuntimäärä.
• Vuosilomalauantaille voi olla oma palkkalaji ja työvaihe.
  • Varmista asiakkaalta, onko ollut tapana kirjata vuosilomalauantait erikseen.
• Testiaineisto lähetettävä ja vahvistus pyydettävä Talenomilta.

f. Yleisimmät virhetilanteet

• Tunnit eivät näy palkka-aineistolla
  • Vain hyväksytyt tunnit siirtyvät aineistolle.
  • Muut kulut siirtyvät palkka-aineistolle sen mukaan, miten palkkalajien asetukset on määritetty (Asetukset → Palkkalajit).
• Palkkalajit eivät näy palkka-aineistolla
  • Jokaiselle palkkaryhmälle on valittava palkkalajit.
  • Tarkista: Asetukset → Palkkaryhmät → Valitse/lisää ryhmä → Palkkalajit.
• Käyttäjä ei näy palkka-aineistolla
  • Käyttäjältä puuttuu työntekijänumero.
  • Lisää se kohdasta: Asetukset → Käyttäjät → Valitse käyttäjä → Lisätiedot → Työntekijänumero.

---

5. Projektit

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

• Kun Easoftissa luodaan tilaus, rajapinta muodostaa Talenomiin automaattisesti projektin Easoftin tilausnumerolla.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

• Käyttöoikeudet
  • Projektirajapinnan lisääminen edellyttää käyttöoikeutta InterfaceSettings/dimension.
• Rajapinnan lisääminen
  • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Dimensiot → Talenom.
  • Nimeä rajapinta (esim. Talenom projektit).
• Rajapinnan asetukset
  • Tallennuksen jälkeen avaa rajapinta muokattavaksi
  • Syötä projektirajapinnan tunnukset.
  • Määrittele muodostuva projektin nimi hyödyntäen kysymysmerkkiohjeen muuttujia.
    • Esimerkki: {$data.Order.delivery_name} muodostaa projektin nimen toimitusasiakkaan nimestä.
• Muut asetukset
  • Aktivoi valinta: Käytä tilauksen numeroa laskun projektinumerona (Asetukset -> Laskutus).

c. Siirtyvät tiedot

• Kentät, jotka siirtyvät Talenomiin:
  • Key = order_number
  • Type = project
  • Value = order.customer_name

d. Erityishuomiot

• Projektirajapinnan tunnukset poikkeavat myynti- ja ostolaskurajapinnan tunnuksista.
• Projektin muodostuminen
  • Projekti luodaan Talenomiin aina, kun tarjous siirretään tilaukseksi tai kun uusi tilaus tallennetaan.
• Projektinumero
  • Easoftissa tarjousnumero siirtyy tilaukselle, ja tästä muodostuu myös projektinumero.
    • Projektinumero = Easoftin tarjous-/tilausnumero.
• Ostolaskujen asetuksissa suositellaan aktivoimaan valinta: “Luo tiliöinnit kohdistuksista automaattisesti ostolaskua hyväksyessä”.
  • Jos tämä asetus on käytössä ja kohdistat vain osan riveistä tilaukselle, myös muut rivit on kohdistettava (esim. Yleiskulut-tilaukselle).
  • Vastaava Yleiskulut-projekti on luotava myös Talenomiin, jotta hyväksyntä onnistuu.

e. Yleisimmät virhetilanteet

• Projektin nimi muodostuu väärin Talenomiin: Projektin nimi määritellään rajapinta-asetuksissa Asetukset -> Rajapinnat -> Talenom projektit. Määrittele haluttu nimi kenttään "Projektin nimi markdown" infokuvakkeesta avautuvan ohjeen avulla.

---

6. Tuki

a. Yhteystieto Easoft-tuki

• Yleinen tuki
  • [e-mail]
  • 020 798 0250 (ma-pe 9-15)
• Uudet integraatiot
  • [e-mail]

b. Yhteystiedot kohdejärjestelmään

• Easor App käyttöohjeet
• Easor App käyttötuki 
  • 0207 525 110 (Aukioloaika arkisin: 07:00 - 21:00)
  • [e-mail]
• Talenom-rajapinnan tuki
  • [e-mail]