Netvisor rajapintaohje – Easoft Oy

1. Käyttöoikeudet, tunnukset ja asetukset Netvisorissa

a. Yleiset edellytykset

Tarvittavat sopimukset
- Netvisor-rajapinnan käyttö edellyttää Professional- tai Premium-paketin käyttöä. Paketin päivitys onnistuu Netvisor Storen kautta. Netvisor ei siis tue rajapintoja Light-, Core- ja Base-pakettien kanssa.

b. API-tunnusten luonti

Kuka voi luoda tunnukset?
- Netvisorin käyttäjä voi luoda oman API-rajapintatunnuksen Netvisorissa.
  - Rajapinnat kannattaa kuitenkin aktivoida pääkäyttäjän tunnuksilla, jotta varmistetaan riittävät oikeudet rajapinnan käyttöön.
Tunnuksen tyyppi ja luonti Netvisorissa
- API-käyttäjätunnusten luonti myyntilasku-, ostolasku-, ja palkkarajapintaa varten
  - Yritysvalikko > Ohjelmistorajapintatunnukset > Luo uusi rajapintatunnus
    - Tunnusten toimittaminen turvallisesti käyttöönottajalle:
      1. Käytä https://sana.easoft.eu/
      2. Liitä tunnukset tekstikenttään
      3. Luo kertakäyttölinkki
      4. Lähetä linkki käyttöönottajalle sähköpostitse
Lähtötiedot tunnuksen määrittelyyn
- Netvisorin API-rajapintatunnusten luomiseen ei tarvita lähtötietoja.
- HUOM! Myyntilaskut tulevat API-rajapintatunnuksen luoneen käyttäjän nimissä Easoftista Netvisoriin.

c. Käyttöoikeuksien määrittely

Käyttöoikeuksien määrittely Netvisorissa
- Avaa Yritysvalikko > Rajapintaresurssien käyttöoikeudet
- Hae vasemman sivupalkin kohdasta Valmiit integraatiot “Easoft" ja valitse “Easoft / Easoft Oy”
- Säädetään käyttöönotettavien ominaisuuksien mukaan käyttöoikeudet
  - Rajapintaresurssien käyttöoikeuksien muokkaamista varten tarvitaan käyttäjähallitsijan (KH) -oikeudet tai tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) -oikeudet Netvisorissa.
  - Myyntilaskut
    - Asiakaslistan nouto Netvisorista
    - Asiakastietojen tuonti Netvisoriin
    - Myyntilaskun, hyvityslaskun tai -tilauksen tuonti Netvisoriin
    - Tuotelistan nouto Netvisorista
    - Tuotetietojen tuonti Netvisoriin
    - Laskentakohteen lisäys tai muokkaus
  - Ostolaskut
    - Ostolaskulistan nouto Netvisorista
    - Ostolaskun nouto Netvisorista
    - Ostolaskun hyväksynnän tilan päivittäminen ja tiliöinti
    - Ostolaskun liitteiden nouto
    - Laskentakohdelistan nouto Netvisorista
    - Netvisorin tililuettelon ja oletustilien nouto
  - Palkka-aineisto
    - Työaikatietojen tuonti Netvisoriin
    - Palkkajaksokohtaisen kirjausrivin tuonti Netvisoriin

d. Asetukset Netvisorissa

Myyntilaskut
- Easoftista tuotaville laskuille on suositeltavaa määritellä oma laskunumerosarja.
  - Laskunumerosarjojen eriyttäminen kuvattu tämän ohjeen kohdassa 2.b. Laskun numero
- TEMP-tuotteen luonti Netvisoriin
  - Netvisoriin tulee luoda uusi tuote koodilla “TEMP”, vaikka vastaava tuote on jo olemassa.
    - Tämä tarvitaan, koska Netvisorin oletusarvoinen TEMP-tuote ei välity rajapinnan kautta käyttöoikeusrajoitusten vuoksi. Uutta TEMP-tuotetta käytetään koodittomien laskurivien linkittämiseen.
    - Netvisor saattaa ilmoittaa, että samalla koodilla oleva tuote on jo olemassa – ilmoitus voidaan hyväksyä (OK).
    - Tuotteen nimellä ei ole merkitystä, sillä nimi korvataan laskua lähetettäessä Easoftista tulevalla rivinimellä.
    - Lopputilanteessa Netvisorin tuotelistalla tulee olla kaksi TEMP-tuotetta.
- Myyntilaskujen automaattilähetyksen käyttöönotto Netvisorissa
  - Siirry Netvisorissa kohtaan Myynti → Laskutuksen asetukset → Automaattilähetys
    - Luontilähteeksi “Ohjelmistorajapinnan kautta tuodut laskut”
    - Valitse automaattilähetykseen käytettävät lähetyskanavat
    - Täytä virheilmoituksia varten sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero
Ostolaskut
- Netvisorissa ostolaskujen hyväksyntä- ja kiertolistat tulee määritellä siten, etteivät ne ole ristiriidassa Easoftin kanssa.
  - Ostolaskun asiatarkastajana tai hyväksyjänä saa toimia ainoastaan käyttäjä, jolla on vastaava oikeus Easoftissa.
  - Kiertolistojen määrittely
    - Vaihtoehto A: Kiertolistat pois käytöstä
      - Ostolaskujen kiertolistat poistetaan käytöstä Netvisorissa.
      - Hyväksyntä perustuu käyttäjän oikeuksiin ja Easoftin ohjaamaan hyväksyntäprosessiin.
    - Vaihtoehto B: Kiertolistat käytössä
      - Ostolaskujen kiertolistat ovat käytössä Netvisorissa.
      - Kiertolistalle saa lisätä vain sellaisia käyttäjiä, jotka toimivat kyseisten laskujen asiatarkastajina ja/tai hyväksyjinä Easoftissa.
- Jokainen ostolaskuja hyväksyvä Easoftin käyttäjä tarvitsee henkilökohtaisia Netvisor-rajapintatunnuksia ostolaskun hyväksyntään.
  - Käyttäjällä tulee olla vastaavat käyttöoikeudet Netvisorissa.
    - Ostolaskun tiliöinti
    - Ostolaskujen asiatarkastaja
    - Ostolaskujen hyväksyja
    - Vaikka ostolaskuja ei erikseen asiatarkastettaisi, rajapinnan käyttöön tarvitaan sekä asiatarkastus- että hyväksyntäoikeus.
  - Käyttöoikeudet määritetään Netvisorissa
    - Yritysvalikko → Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet
- Y-tunnus tulee olla Easoftissa ja Netvisorissa sama, että ostolaskujen haku onnistuu.
  - Easoftin rajapinta-asetuksissa voidaan syöttää Easoftin yritystiedoista poikkeava y-tunnus.
- Ostolaskujen automaattimuistutukset kannattaa ottaa pois käytöstä.
Palkka-aineisto
- Oletuksena Netvisorin kirjauslajeilla numero on nimen yhteydessä "Nimi:" kentässä. Easoftin palkka-aineisto käyttää kohdistuksessa kuitenkin vain numeroita.
  - Rajapinnassa siirrettävillä kirjauslajeilla tulee olla siis numero "Numero:"-kenttä täytettynä.
  - Kirjauslajien määrittely Netvisorissa tehdään näkymästä
    - Palkat -> Palkanlaskennan asetukset -> Kirjauslajit
- Työntekijät tulee olla perustettuna Netvisoriin ja työntekijänumeroiden pitää täsmätä Easoftin kanssa.
Laskentakohteet
- Tarvittavat laskentakohteet perustetaan Netvisorissa Taloushallinto -> Laskentakohteiden hallinta.
- Huomioi nämä toiminallisuudet laskentakohteiden käytössä Easoftin ja Netvisorin välillä:
  - Myyntilaskut: Myyntilaskut voidaan kohdistaa tilauksen ja kustannuspaikan laskentakohteelle.
    - HUOM! Netvisor tunnistaa kustannuspaikan ainoastaan nimen perusteella. Easoftin kustannuspaikan numeroa ei verrata Netvisorin kanssa.
      - Kustannuspaikan nimet tulee olla täysin samat sekä Easoftissa että Netvisorissa.
      - Mikäli Netvisorin kustannuspaikat sisältävät numeron, Easoftin kustannuspaikan nimi kenttään tulee myös lisätä numero.
        Esim. Netvisorin kustannuspaikka "1 Keski-Suomi" -> Easoftin kustannuspaikan nimi-kenttään myös "1 Keski-Suomi".
  - Palkka-aineisto: Palkat voidaan kohdistaa tilauksen ja kustannuspaikan laskentakohteelle.
  - Ostolaskut: Ostolaskut voidaan kohdistaa kaikille Netvisorin laskentakohteille.

2. Myyntilaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

Rajapinnan kautta voidaan lähettää laskuaineisto Easoftista Netvisoriin.
Varsinainen laskun kuva muodostuu Netvisorin laskupohjalle

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

Rajapinnan lisääminen
- Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Laskutus → valitse Netvisor (REST API).
- Nimeä rajapinta (esim. Netvisor myyntilaskut)
- Tallennuksen jälkeen avaa rajapinta uudelleen muokattavaksi.
- Syötä seuraavat tiedot:
  - Käyttäjätunniste
  - Avain
- Määrittele muut rajapinnan asetukset
  - HUOM! Laskentakohteiden ja factoring-tilien nimien tulee olla identtiset Easoftissa ja Netvisorissa
Muut liittyvät asetukset
- Y-tunnus
  - Easoftissa ja Netvisorissa pitää olla sama Y-tunnus.
    - Y-tunnuksen voi asettaa Easoftissa Asetukset -> Yritystiedot
- Asiakasnumero
  - Easoftissa käytetty asiakasnumero siirtyy Netvisoriin.
  - Jotta numerointi ei mene Netvisorin vanhojen asiakkaiden kanssa päällekkäin, syötä uusi aloitusnumero.
    - Asetukset → Asiakkaat → Seuraavan asiakkaan numero
- Laskun numero
  - Laskunumero siirtyy Easoftista Netvisoriin.
  - Syötä seuraava vapaa laskunumero.
    - Asetukset → Laskutus → Seuraavan laskun numero
  - Jos myyntilaskuja luodaan myös Netvisorissa, huomioi seuraava:
    - Jos sama laskunumero on jo käytössä Netvisorissa, laskun lähetys Easoftista aiheuttaa virheen.
    - Virheiden välttämiseksi -> kun luot seuraavan laskun Netvisorissa:
      - Muokkaa lähettämättömän laskun numero selvästi suuremmaksi kuin Easoftin käyttämät numerot. (esimerkiksi Easoftin laskunumerot 10 000-sarjaa, Netvisorissa 100 000-sarja)
      - Netvisorissa luotaville laskuille Netvisor antaa aina automaattisesti suurimman vapaan laskunumeron. Netvisorissa luotu lasku saa jatkossa siis automaattisesti seuraavan numeron isommasta sarjasta.
- Alv-statukset
  - Asetukset -> Alv-statukset -> Lisää tarvittavat statukset.
    - HUOM! Ohjelmaan on valmiiksi lisättynä Rak.palv.käänteinen alv.
  - Käytössä oleville Alv-statuksille tulee määritellä ALV-tunnistetta vastaava koodi ALV-statuksen "Verokohtelukoodi"-kenttään.
    - Rak.palv.käänteinen alv. ALV-tunnisteen koodi on Netvisorissa "RAMY".
    - Muut ALV-tunnisteet löytyvät Netvisorin ohjeesta.
Tarvittavat käyttöoikeudet
- Näytöt -> Lasku -> readonly.invoice_due_date-screen
Autentikaatiotietojen syöttö
- Asetukset → Lisää asetuksia → Rajapinnat → Netvisor myyntilaskut.
Rajapinnan aktivointi
- Autentikaatiotietojen syöttö aktivoi myyntilaskurajapinnan heti käyttöön.

c. Siirtyvät tiedot

Näytä/piilota rajapinnassa siirtyvät kentät klikkaamalla tästä

Rajapinnassa siirtyvät kentät:

Invoice.number
Invoice.invoice_date
Invoice.reference_number
Invoice.due_date
Invoice.sendtype (tällä tiedolla päätellään meneekö lasku avoimeksi Netvisorissa (Tulosta itse), vai lähettämättömäksi (Muut vaihtoehdot)
Invoice.cover_note
Invoice.our_ref
Invoice.your_ref
Invoice.customer_name
Invoice.customer_name2
Invoice.customer_address
Invoice.customer_postcode
Invoice.customer_locality
Invoice.customer_email
Invoice.delivery_name
Invoice.delivery_address
Invoice.delivery_postcode
Invoice.delivery_locality
Invoice.einvoiceid
Invoice.evoiceint
InvoiceRow.item
InvoiceRow.description
InvoiceRow.qty
InvoiceRow.price
InvoiceRow.discount
InvoiceRow.freetext (jos asetus “Siirrä laskurivin lisätiedot”)
InvoiceRow.vat_rate
InvoiceRow.sales_account_number
InvoiceRow.unit
PaymentTerm.name
PaymentTerm.net_days
PaymentTerm.discount
PaymentTerm.discount_days
VatStatus.vat_code
VatStatus.invoice_text
Customer.number
Customer.businessid
Customer.country
Customer.lang
CustomerGroup.name
Category.name
Order.number
User.name = sellerName

Huomiot tietojen vastaavuuksista
- Viitteemme/Viitteenne -kentät siirtyvät laskun otsikkotietoihin.
- Asiakkaan tilausnumero ja työnumero eivät siirry Netvisoriin.
- Lisätiedot-kenttä siirtyy laskulle ennen laskurivejä.
Liitetiedostojen enimmäiskoko on 5Mb ja sallitut tiedostomuodot
- PDF: .pdf
- Finvoice: .csv, .doc, .docx, .gif, .html, .jpg, .pdf, .tiff, .txt, .xls, .xlsx, .xsl

d. Laskun lähetys

Avaa lasku
- Laskutus -> Laskujen hallinta -> klikkaa asiakkaan nimeä.
Tarkista laskun tiedot
- Tee tarvittaessa muutokset laskulle.
- HUOM! Laskulle tehdyt muutokset eivät päivity takautuvasti tilaukselle.
  - Jos haluat tilauksen pysyvän ajan tasalla:
    - Poista lasku ja siihen linkittyvä toimitus
    - Tee tarvittavat muutokset tilaukselle
    - Luo lasku uudestaan.
Lähetä lasku
- Klikkaa "Tallenna ja lähetä".
- Valitse avautuvasta ikkunasta lähetyskanava ja paina Lähetä.
- Onnistuneesti siirtyneet laskut löytyvät Siirretyt-kansiosta Laskujen hallinta -näkymässä.

e. Erityishuomiot

Myyntilaskujen automaattilähetys on aktivoitava erikseen Netvisorissa (katso kohta 1.d Ostolaskut.)
- HUOM! Netvisor valitsee laskun lähetykseen automaattisesti "sähköisimmän" kanavan asiakastietoihin syötettyjen tietojen perusteella -> verkkolasku -> sähköposti -> kirje.
  - Laskun lähetystavan valinta Easoftissa ei siis vaikuta lähetystapaan Netvisorissa. Poikkeuksena "Tulosta itse" -lähetystapa, joka vie myyntilaskun Netvisoriin Avoin-tilaan -> lasku ohittaa myyntilaskun lähetysautomaation.
Asiakkaan tyypin on oltava "Yritys", jotta verkkolaskutiedot siirtyvät Netvisoriin.
Asiakas- ja laskunumeroiden synkronointi tärkeää.
- Jos Easoftin asiakasnumeroa vastaavaa asiakasta ei löydy Netvisorista:
  - Luodaan uusi asiakas laskun tiedoilla.
  - Puuttuvat tiedot haetaan tarvittaessa linkitetystä asiakkaasta.
- Jos Easoftin asiakasnumeroa vastaava asiakas löytyy Netvisorista:
  - Päivitetään laskulta löytyvät tiedot (Y-tunnus, asiakastyyppi, verkkolaskuosoite, sähköpostilaskuosoite, factoring-tili)
    - Jos rajapinta-asetuksissa on valittu “Päivitetään Netvisorista löytyvän asiakkaan osoitetiedot laskun tiedoilla”, myös osoitetiedot päivittyvät.
    - Factoring-tili päivitetään vain, jos Netvisorista löytyy vastaavan niminen factoring-tili.
Netvisoriin on mahdollista välittää laskurivikohtainen kustannuspaikka.
- Vaatii näyttöasetuksen show.row.service_code_id. Pyydä tämä tarvittaessa Easoftin tuesta näkyviin.
Tuotteen käsittely laskun lähetyksen yhteydessä
- Jos Easoftin tuotekoodia vastaavaa tuotetta ei löydy Netvisorista:
  - Luodaan uusi tuote laskun tiedoilla.
- Jos Easoftin tuotekoodia vastaava tuote löytyy Netvisorista:
  - Haetaan tuotteen NetvisorKey tuotteen linkittämistä varten.
- Jos tuotteella ei ole tuotekoodia:
  - Haetaan TEMP-tuotteen NetvisorKey tuotteen linkittämistä varten.
  - HUOM! Netvisoriin on luotava uusi TEMP-tuote olemassa olevan lisäksi. (katso kohta 1.d. Myyntilaskut)
Easoftiin voidaan avata useita rinnakkaisia myyntilaskurajapintoja eri y-tunnuksille.
Laskun lähettäminen toiseen EU-maahan
- Laskutusasiakkaalla pitää olla ALV-tunnus syötettynä ja laskun ALV-luokka pitää olla EU-myyntiin sopiva.
  - ALV-tunnus -kenttä vaatii näyttöasetuksen Asetukset -> vatin. Pyydä tämä tarvittaessa Easoftin tuesta näkyviin.
- Easoftiin tulee luoda EU-myyntiin sopivat ALV-statukset ja näille määritellään Netvisorista sopivat koodit "Verokohtelukoodi"-kenttään.
  - Netvisorin ohjeartikkeli Arvonlisäveron käsittely ja järjestelmän ALV-tunnisteet
  - Esimerkiksi EU-myynnin koodi on "EUMY"
- Tarkista myös tarvittavat myyntitilit ja lisää ne tarvittaessa Easoftiin.
  - Asetukset -> Myyntitilit -> Lisää myyntitili

f. Yleisimmät virhetilanteet

"AUTHENTICATION_FAILED : Yritystä ei löydy tai siihen ei ole oikeutta. Katso dokumentaatio."
Rajapintaa käyttävällä Netvisor-käyttäjällä ei ole käyttöoikeutta kyseiseen Netvisor-ympäristöön.
- Varmista, että käyttäjällä on voimassa olevat oikeudet Netvisor-ympäristöön
- Tarvittaessa on luotava uudet rajapintatunnukset käyttäjälle.
SERVICE_ACCESS_ERROR :: Palveluvirhe. Yritys on estänyt pääsyn rajapintaresurssiin: salesinvoice:
Netvisorissa ei ole myönnetty riittäviä rajapintaresurssien käyttöoikeuksia. Ota Netvisorissa käyttöön tarvittavat rajapintaresurssien oikeudet. Katso tämän ohjeen alusta kohta 1.c Käyttöoikeuksien määrittely.
AUTHENTICATION_FAILED :: Authentikointi epäonnistui, tarkista MAC-generointi: Rajapintatunnukset eivät täsmää.
- Syötä tunnukset uudestaan. Varmista, että käyttäjätunniste ja avain menevät oikeisiin kenttiin.
  - Tarkista erityisesti, että tunnuksen ja avaimen perään ei jää ylimääräisiä välilyöntejä.
INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Laskurivin tuotteen tunnistetiedon attribuutti 'type' ei kelpaa. Tulee olla: netvisor, customer. primaryeancode,secondaryeancode, Annettu arvo:
Rajapinnan yli yritetään siirtää laskuriviä tuotteelle, jolla ei ole Netvisorissa kelvollista tuotetunnistetta.
- Luo Netvisorin tuotereskisteriin erillinen tuote tuotteettomia laskurivejä varten:
  - Tuotekoodi: TEMP
  - Tuotteen nimi: esim. Tilapäistuote
  - HUOM! Netvisorissa on oletuksena TEMP-tuote, jota ei välitetä rajapinnan kautta. Tuote tulee luoda manuaalisesti uudestaan, vaikka Netvisor ilmoittaa koodin olevan jo käytössä.
DUPLICATE_DATA :: Päällekkäistä dataa. Annetulla numerolla löytyy jo lasku/tilaus, numero:
Easoft ja Netvisor käyttävät erillisiä laskunumeroita. Jos lasku on luotu Netvisorissa Easoftin ohi, Easoftin seuraava laskunumero voi olla jo käytössä Netvisorissa.
- Tarkista Netvisorista seuraava vapaa laskunumero.
- Päivitä Easoftin laskutusasetuksiin vastaava vapaa numero.
- Poista virheeseen jäänyt lasku ja luo se uudelleen.
- HUOM! Laskunumero muodostuu, kun lasku hyväksytään ensimmäisen kerran.
- HUOM! Jos myyntilaskuja luodaan säännöllisesti suoraan Netvisorissa, suositellaan erillistä laskunumerointia molempiin järjestelmiin ohjeen mukaisesti.
Lisähuomio: Jos myyntilaskuja on tarve luoda säännöllisesti suoraan Netvisorissa, voit asettaa molempiin ohjelmiin oman laskunumeroinnin kohdan 2.b -> laskun numero -ohjeella.
TECHNICAL_ERROR :: Virhe käsiteltäessä aineistoa:. Virhetunniste: numerosarja:
Aineistossa on erikoismerkkejä, joita Netvisor ei pysty käsittelemään.
- Poista erikoismerkit ja nimeä tiedostot uudelleen tarvittaessa.
- Tarkista erityisesti:
  - laskun liitteiden tiedostonimet
  - mahdolliset kopioidut tekstit

3. Ostolaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

Rajapinnan kautta voidaan hakea, hyväksyä, kohdistaa ja tiliöidä ostolaskut Easoftissa.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

Rajapinnan lisääminen ja asetukset
- Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Ostolaskut → valitse Netvisor.
- Nimetään rajapinta esim: Netvisor ostolaskut
- Syötä käyttäjätunniste ja avain
- "Ostolaskut noudetaan alkaen" valinnalla määritellään päivämäärä, mistä lähtien ostolaskut halutaan noutaa Netvisorista Easoftiin
- Aktivoidaan valinta "Salli ostolaskujen nouto"
Muut liittyvät asetukset
- Ostolaskujen automaattikohdistus
  - Asetukset -> Ostolaskut -> Ostolaskut -> Automaattinen kohdistus
Tarvittavat käyttöoikeudet
- Oikeus kirjanpitotilin muuttamiseen PurchaseInvoicesV2/editAccountingAccount
Autentikaatiotietojen syöttö
- Ostolaskurajapinnan autentikointi tehdään rajapinnan asetuksista:
  - Asetukset -> Rajapinnat -> Netvisor ostolaskut
Rajapinnan aktivointi
- Rajapinta aktivoituu noutamaan ostolaskut Easoftiin, kun rajapintatunnukset on syötetty rajapinta-asetuksiin edellisen kohdan mukaisesti.
- HUOM! Jokaisen ostolaskujen hyväksyjän tulee aktivoida rajapinta Easoftissa ostolaskun hyväksyntänäkymässä. Hyväksyjät käyttävät henkilökohtaista rajapintatunnusta aktivointiin.
  - Rajapintatunnukset voi luoda Netvisorissa:
    - Yritysvalikko -> Ohjelmistorajapintatunnukset -> Luo uusi rajapintatunnus

c. Kierrätys

Hyväksyntäprosessi
- Ostolaskujen hyväksyntää varten voidaan luoda kierrätyslistoja, joissa lasku kulkee tarkastajalta hyväksyjälle.
- Tarkastaja ei tarvitse Netvisor-tunnuksia, mutta hänen käyttäjäryhmällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet ostolaskujen tarkastamiseen Easoftissa.
  - Jos oikeudet puuttuvat, pyydä niiden lisäämistä Easoftin tuesta.
- Kierrätyslistojen käyttö Easoftissa on kuvattu tässä ohjeessa.
Ostolaskujen kommentointi
- Ostolaskun Kierrätys-välilehdellä voidaan tallentaa laskuun liittyviä sisäisiä kommentteja.
  - Nämä kommentit tallentuvat välilehdelle katsottavaksi ja voidaan haluttaessa näyttää myös Ostolaskut-listanäkymässä sarakevalitsimen avulla.
  - HUOM! Kierrätys-välilehden kommentit eivät siirry Netvisoriin.

d. Kohdistus

Ostojen kohdistaminen tilaukselle
- Lasku kohdistetaan tilaukselle kuluksi/läpilaskutettavaksi ostolaskun Kohdistus-välilehdeltä.
- Avaa Kohdistus-välilehti -> Valitse laskurivien alta tilaus -> klikkaa "Kohdista"
- HUOM! Näkymässä kaikki laskurivit on valittu oletuksena kohdistettavaksi.
Osakohdistus
- Laskurivejä voi kohdistaa eri tilauksille.
  - Valitse rivit -> valitse tilaus pudotusvalikosta -> klikkaa "Kohdista".
- Yksittäinen rivi voidaan jakaa usealle tilaukselle:
  - Valitse rivi -> syötä kohdistettava määrä Kohdista-sarakkeeseen -> klikkaa "Kohdista"
  - Toista tarvittaessa, kunnes rivi on jaettu halutuille tilauksille.
Automaattikohdistus
- Ostolaskuille voidaan määritellä automaattikohdistus näkymästä Asetukset -> Ostolaskut.
Litterointi
- Jos valitulla tilauksella on käytössä litterat, näkyviin tulee Littera-valinta tilauksen valinnan alapuolelle.
- Tällöin litteran valinta on pakollinen kohdistuksen yhteydessä.

e. Tiliöinti

Tiliöinti-välilehdellä voidaan kohdistaa ostolasku Netvisoriin laskentakohteille. Tämä edellyttää, että laskentakohteet on luotu Netvisoriin.
Myös varsinaisen kirjanpitotilin asettaminen ostolaskulle/tiliöintiriville onnistuu Tiliöinti-näkymästä.
- Tämä vaatii käyttöoikeuden PurchaseInvoicesV2/editAccountingAccount Easoftiin.
Tiliöinti kohdistuksista
- Laskentakohteet voidaan asettaa Easoftin kohdistusten perusteella painamalla “Luo tiliöinnit kohdistuksista” -painiketta.
- Tilauksen, litteran ja kustannuspaikan laskentakohteiden nimet tulee lähtökohtaisesti olla identtiset sekä Easoftissa että Netvisorissa. Yksittäisen laskentakohteen nimi voi kuitenkin olla Netvisorissa pidempi kuin Easoftissa.
  - Esimerkki: Jos Easoftin kustannuspaikan nimi on “10”, se dimensioituu automaattisesti Netvisorin kustannuspaikkaan “10 Keski-Suomi”.
- Easoft luo tiliöintirivit kohdistusten mukaan:
  - Yksi rivi per tilaus.
  - Jos laskulla on kohdistamattomia rivejä tai kohdistuksia ilman laskentakohteita, nämä kootaan omalle erilliselle riville.
- “Tallenna”-painikkeella tiliöinnit tallennetaan Netvisoriin.
Manuaalinen muokkaus
- Tiliöintirivien seurantakohteita, alv-prosenttia, alv-statusta ja summaa (brutto ja netto) voidaan muokata myös käsin.
- Jos automaattinen tiliöintien luonti ei kata kaikkia rivejä, on mahdollista lisätä puuttuvat rivit manuaalisesti.
Tiliöinnin hyväksyntä
- Jos kirjanpidon tiliöinti tehdään Easoftissa, tiliöinti myös hyväksytään ostolaskun hyväksynnän yhteydessä
  - Easoftin Netvisor-rajapinnan asetus “Tiliöinti hyväksytään automaattisesti, kun ostolasku hyväksytään” tulee olla päällä
  - Tämä rajapinta-asetus ei saa olla päällä, jos tiliöinti tehdään Netvisorissa (esim. kirjanpitäjän toimesta)
Kommenttien siirtyminen
- Tiliöintiriville tallennettu kommentti siirtyy Netvisorin laskuriville kohtaan "Riviselite".

f. Ostolaskun hyväksyntä

Hyväksyminen yksittäin
- Ostolasku hyväksytään ostolaskun katselunäkymästä Ostot -> Ostolaskut -> klikkaa haluttu lasku toimittajan nimestä auki. "Hyväksy maksuun" -painikkeella ostolasku siirtyy Easoftissa käsitellyt-kansioon ja lasku merkitään Netvisorissa hyväksytyksi.
Hyväksyminen massana
- Ostolaskuja voi hyväksyä myös massana listanäkymästä Ostot -> Ostolaskut. Halutut laskut valitaan listalta ja hyväksyntä-toiminto löytyy oikean alareunan Toiminnot-painikkeella.
Mitätöinti
- Laskun voi mitätöidä ostolaskun katselunäkymästä. Mitätöinti-toiminto löytyy Tallenna-painikkeen oikeasta reunasta.
Hyväksynnän vaikutus kohdejärjestelmässä
- Laskun hyväksyntä ja mitätöinti Easoftissa muuttaa sen tilaa myös Netvisorissa.
- HUOM! Lasku ei mene hyväksynnän jälkeen maksuun Netvisorissa. Maksatus tehdään erikseen Netvisorissa hyväksytyille ostolaskuille, tässä voidaan hyödyntää Netvisorin massatoimintoja.

g. Hyvityslaskujen käsittely

Hyvityslasku käsitellään Easoftissa samalla tavalla kuin normaali ostolasku. Lasku kohdistetaan ja käsitellään loppuun Netvisorissa.
- Netvisorin ohje hyvityslaskujen käsittelystä.

i. Erityishuomiot

Ostolaskun kirjauspäivää voi muuttaa Easoftissa "Laskun tiedot" -näkymässä. Tämän avulla voidaan esimerkiksi kirjata tammikuussa saapunut lasku joulukuun kuluksi. Päivämäärä muuttaminen vaikuttaa sekä Netvisorin kirjauspäivään että Easoftissa kohdistetun kulun kirjauspäivään.

j. Yleisimmät virhetilanteet

DATA_FINALIZATION_ERROR :: Pyynnön viimeistely epäonnistui. Käyttäjällä ei ole oikeutta asiatarkastaa/hyväksyä tätä ostolaskua:
Käyttäjällä ei ole oikeutta asiatarkastaa tai hyväksyä ostolaskua. Käyttäjältä puuttuvat Netvisorin asiatarkastus- ja/tai hyväksyntäoikeudet tai ostolaskulle on Netvisorissa määritetty toinen asiatarkastaja/hyväksyjä (kierto estää toimenpiteen).
- Varmista käyttäjän Netvisor-käyttöoikeudet TAI
- Poista ostolaskun kierto tai muokkaa se siten, että rajapintaa käyttävä käyttäjä on sallittu hyväksyjä
  - Suositus: Jätä ostolaskujen kierto Netvisorissa määrittämättä, jos hyväksyntä tehdään rajapinnan kautta.

4. Palkat

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

Rajapinnan kautta siirretään tuntikirjaukset palkanlaskentaa varten Easoftista Netvisoriin.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

Rajapinnan lisääminen
- Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta -> Palkat
- Nimeä rajapinta (esim. Netvisor palkat).
- Valitse aineiston muoto Netvisor API.
- Tallenna rajapinta-asetukset.
Muut liittyvät asetukset
- Tilauksen ja kustannuspaikan laskentakohdeotsikot voidaan määrittää rajapinnan asetuksissa avaamalla rajapinta uudestaan muokattavaksi.
  - Näiden avulla palkka-aineisto voidaan ryhmitellä lähettäessä tilauksen ja kustannuspaikan laskentakohteiden mukaan.
Palkkarajapinnan muodostamiseen tarvittavat tiedot
- Pyydä tarvittavat tiedot palkanlaskijalta:
  - Milloin ensimmäinen palkka-aineisto siirretään Easoftista ja mitä palkkakautta se koskee
  - Käytössä olevien kirjauslajien nimet ja koodit Netvisorista
    - HUOM! Jos kirjauslajilistassa on selvästi ylimääräisiä rivejä, tarkista palkanlaskijalta tai asiakkaalta, mitkä näistä ovat käytössä. Luo Easoftiin vain ne palkkalajit, joita todella tarvitaan.
    - Palkka-aineistoa voi siirtää Netvisoriin kirjauslajien lisäksi myös palkkajaksokohtaisina kirjauksina (palkkalaji). Jos osa kirjauksista (yleensä päivärahat ym. kulukorvaukset) on määritelty siirtyvän Netvisoriin palkkalajeina, tämä tieto pitää myös saada palkanlaskijalta.
  - Työntekijänumerot
Palkkalajien määrittely
- Palkkalajit määritellään Netvisorin kirjauslajien/palkkalajien nimien ja koodien mukaisesti.
- Palkkalajit syötetään Asetukset -> Palkkalajit -> Lisää.
- Jokainen palkkalaji tulee kytkeä tuntikirjauksen työvaiheelle tai kulukirjaukseen.
  - Tuntikirjaukset ja kulukorvaukset
    - Numero tulee olla sama, kuin kirjauslajin/palkkalajin numero Netvisorissa.
      - Kirjauslajin numerot löytyvät Netvisorista Palkat → Palkanlaskennan asetukset → Kirjauslajit
      - Palkkalajin numerot löytyvät Netvisorista Palkat → Palkamallien hallinta → Yrityskohtaiset palkkamallit
    - Yksikkö pitää olla "Päivämäärä ja tunti", "Päivämäärä ja kappale" tai "Päivämäärä ja rahamäärä"
      - HUOM! Jos tuntikirjauksen määrittelee yksiköllä "Tunti", kirjaus menee päivälle 1.1.1970, joten se ei kohdistu oikeaan palkkakauteen Netvisorissa.
    - Aineiston tyyppi on "Työajat" / "Työtunnit" jos kirjaus on siirretään Netvisoriin kirjauslajina. Jos halutaan siirtää palkkalajina Netvisoriin, aineiston tyyppi tulee olla "Korvaukset ja vähennykset".
  - Lomat ja poissaolot:
    - Numero tulee olla sama, kuin kirjauslajin numero Netvisorissa.
    - Lomapäivien osalta yksikkö on "Päivämäärä".
    - Muiden poissaolojen osalta voidaan käyttää yrityskohtaisesti "Päivämäärä" tai "Päivämäärä ja tunti"
Tarvittavat käyttöoikeudet
- InterfaceSettings/add_payroll_data ja PayRolls/index.
Autentikaatiotietojen syöttö
- Palkkarajapinnan autentikointi tehdään rajapinnan asetuksista:
  - Asetukset -> Rajapinnat -> Netvisor palkat
Rajapinnan aktivointi
- Rajapinta aktivoituu, kun rajapintatunnukset on syötetään rajapinta-asetuksiin edellisen kohdan mukaisesti.

c. Testipalkka-aineiston lähettäminen rajapinnan kautta

Määritä tuki-tunnukselle työntekijänumero
- Käytä jotakin oikeasti käytössä olevaa työntekijänumeroa.
- Muista poistaa työntekijänumero tuki-tunnukselta testiaineiston lähetyksen jälkeen.
Syötä tuntikirjaukset tuki-tunnukselle
- Kirjaa kaikki eri tuntityypit, joita asiakkaalla normaalisti käytetään, kuten:
  - Normaali työaika
  - Sairasloma
  - Vuosiloma
  - Arkipyhä
  - Kulut
  - Ylityöt
  - Sunnuntaityöt
Hyväksy tunnit ja lähetä aineisto rajapinnan kautta.
Ilmoita testista palkanlaskijalle
- Lähetä viesti palkanlaskijalle ja pyydä tarkistamaan, siirtyykö aineisto oikein.
- Liitä mukaan PDF-raportti Työvuorot -> Työtunnit -> Tulosta -> Ilman hintoja, jossa näkyvät syöttämäsi testikirjaukset.
Palkanlaskijan palaute
- Palkanlaskija kuittaa, onko aineisto kunnossa ja hyväksyttävissä.

d. Siirtyvät tiedot

Palkkarajapinnassa siirtyvät tiedot voi tarkastaa palkka-aineston lähetyksen yhtedyessä. Katso erillinen ohje palkka-aineiston luonnista
HUOM! Jos palkka-aineisto halutaan kohdistaa tilaukselle tai kustannuspaikalle, tulee palkka-aineiston luonnissa valita oikea ryhmittel

e. Erityishuomiot

Käyttäjät on perustettava sekä Easoftiin että Netvisoriin. Työntekijänumeroiden tulee olla molemmissa ohjelmissa täsmälleen samat.
Ainoastaan hyväksytyt työtunnit siirtyvät palkka-aineistoon.
Palkka-aineiston lähetyksen sisäinen toiminta
- Työajat lähetetään henkilö ja päivä kerrallaan Netvisoriin. Lähetys korvaa aikasemmin mahdollisesti samoille päiville lähetetyt työajat
- Kulut lähetetään henkilö ja päivä kerrallaan Netvisoriin
- Jos osa työtuntien tai kulujen lähetyksestä epäonnistuu, tarkemmat tiedot voi nähdä siirron jälkeen listausnäkymältä klikkaamalla virheilmoituksen otsikkoa.

f. Yleisimmät virhetilanteet

Tunnit eivät näy palkka-aineistolla
- Vain hyväksytyt tunnit siirtyvät aineistolle.
- Muut kulut siirtyvät palkka-aineistolle sen mukaan, miten palkkalajien asetukset on määritetty (Asetukset → Palkkalajit).
Palkkalajit eivät näy palkka-aineistolla
- Jokaiselle palkkaryhmälle on valittava palkkalajit.
  - Tarkista: Asetukset → Palkkaryhmät → Valitse/lisää ryhmä → Palkkalajit.
Käyttäjä ei näy palkka-aineistolla
- Käyttäjältä puuttuu työntekijänumero.
  - Lisää se kohdasta: Asetukset → Käyttäjät → Valitse käyttäjä → Lisätiedot → Työntekijänumero.
Virhetilanteen korjaaminen
- Jos lähetyksessä tapahtuu virhe, voidaan virheen aiheuttanut kirjaus lähettää rajapintaan uudestaan:
  - Valitaan palkka-aineiston suodattimeksi virheellisen kirjauksen päivä ja henkilö
  - Nollataan lähetettävältä aineistolta kaikki muut rivit, ainoastaan virheen aiheuttanut rivi jätetään
  - Lähetetään aineisto Netvisoriin
10.10.2025 Työntekijänumero 22: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Kirjauslajia ei löydy annetulla kohdistustiedolla
- Netvisorista puuttuu kirjauslajin numero. Kirjauslajien numerot asetetaan Palkat - Palkanlaskennan asetukset - Kirjauslajit. Klikkaamalla kirjauslajia pääsee sille antamaan numeron.
10.10.2025 Työntekijänumero 22: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Työaikatietoja ei voi tuoda. Päivän tunteja on jo kuitattu tai hyväksytty
- Kyseisellä päivällä on Netvisorissa kuitattuja tai hyväksyttyjä tunteja. Nämä pitää poistaa, jos halutaan siirtää kirjaukset uudestaan Netvisoriin.
10.10.2025 Työntekijänumero 22: INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Palkansaajaa ei loydy annetulla kohdistustiedolla: 22
- Palkansaaja ei löydy kyseisellä numerolla Netvisorista, eli palkansaaja on perustamatta tai työntekijänumero ei täsmää Easoftin ja Netvisorin välillä.

5. Projektit

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

Easoft-Netvisor-integraatiossa on mahdollista luoda tilauksista laskentakohteita Netvisoriin.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

Toiminnon voi aktivoida Easoftissa Asetukset -> Rajapinnat -> Netvisor myyntilaskut -> Luo laskentakohde uudesta tilauksesta Netvisoriin.
Laskentakohteen muodostumiseen liittyvät asetukset:
- Netvisoriin luodun tilauksen laskentakohteen otsikko syötetään Easoftin myyntilaskurajapinnan asetuksiin, jotta laskentakohteet muodostuvat oikean otsikon alle Netvisoriin.
- Laskentakohde voidaan Easoftin rajapinta-asetuksissa määritellä muodostumaan:
  - Tilausnumero + asiakkaan nimi TAI
  - Tilausnumero + toimitusasiakkaan nimi

c. Erityishuomiot

Laskentakohde muodostuu Netvisoriin, kun tarjous siirretään tilaukseksi.
- Kun asetus otetaan käyttöön, laskentakohteet eivät muodostu takautuvasti vanhoille tilauksille.
  - Aiemmin luotujen tilausten laskentakohteet tulee lisätä Netvisoriin käsin.
  - Yksittäisen laskentakohteen saa myös luotua Netvisoriin takautuvasti käyttämällä tilauksen tarjouksena. Kun tarjous siirretään takaisin tilaukseksi, laskentakohde muodostuu Netvisoriin.

6. Tuki

a. Yhteystieto Easoft-tuki

Yleinen tuki
- tuki@easoft.fi
- 020 798 0250 (ma-pe 9-15)
Uudet integraatiot
- tuki@easoft.fi

b. Yhteystiedot kohdejärjestelmään

Netvisorin käyttäjätuki tilitoimiston kautta.
Netvisorin rajapintaohjeita
- Netvisor API / integraation käyttöönotto
- Netvisor API / Netvisor rajapinta yleisesti
Asiakaspalvelu tilitoimistolle:
- Sähköposti: tuki.netvisor@visma.com
- Muut kanavat