Procountor rajapintaohje

1. Käyttöoikeudet, tunnukset ja asetukset Procountorissa

a. Yleiset edellytykset

• Tarvittavat sopimukset
  •  Procountorissa pitää sallia maksullisten API-sovellusten käyttö.
    • Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset
      • Integraatio-asetukset > Salli laskutettavien rajapintojen käyttö
  • HUOM! Procountor Solo -paketin kanssa ei ole mahdollista käyttää rajapintoja.

b. API-tunnusten luonti

• Kuka voi luoda tunnukset?
  • Procountorin pääkäyttäjä voi luoda API-rajapintatunnukset Procountorissa.
  • Rajapinnan voi aktivoida myös tavallisilla käyttäjätunnuksilla, mutta kirjautuvalla käyttäjällä tulee olla riittävät oikeudet rajapinnassa käytettäviin toimintoihin.
    • HUOM! Henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin saattaa olla liitetty tarvetta laajemmat käyttöoikeudet. Lisäksi jos henkilö vaihtaa salasanaa tai työpaikkaa, integraatio lakkaa toimimasta ja rajapinta on aktivoitava uudestaan.
• Tunnuksen tyyppi ja luonti Procountorissa
  • API-käyttäjätunnusten luonti myynti- ja ostolaskurajapintaa varten
    1. Hallinta -> Käyttäjät ja käyttöoikeudet -> Lisää uusi käyttäjä
    2. Nimeä käyttäjä esimerkiksi Etunimi -> Yrityksen nimi ja Sukunimi -> API
    3. Täytä muut pakolliset tiedot
       • HUOM! Sähköpostiosoitteeksi tulee laittaa asiakasyrityksen yhteyshenkilö.
    4. Valitse Käyttäjätunnus ja salasana -kohdasta Toimitan käyttäjälle henkilökohtaisesti
    5. Aseta integraatiossa tarvittavat käyttöoikeudet
       • Myyntilaskurajapintaa varten sopii Procountorin "Myynti" käyttöoikeuspaketti
       • Ostolaskurajapinta tarvitsee lisäksi vähintään:
         • Ostot
           • Käyttöoikeus ostolaskuille
           • Ostolaskujen haku
       • Ostolaskujen hyväksyjä tarvitsee lisäksi:
         • Laskujen hyväksymiskierto
           • Hyväksyminen
         • Maksut
           • Maksaminen
           • Maksettu muualla
    6. Valitse Henkilötiedot-kohdasta Älä yhdistä käyttäjää henkilörekisteriin
    7. Tallenna käyttäjä ja kopioi käyttäjätunnus ja salasana talteen
  • Tunnusten toimittaminen turvallisesti käyttöönottajalle:
    1. Käytä https://sana.easoft.eu/
    2. Liitä tunnukset tekstikenttään
    3. Luo kertakäyttölinkki
    4. Lähetä linkki käyttöönottajalle sähköpostitse
• Palkkarajapinta toimii siirtotiedostolla, joten sen käyttö ei edellytä tunnuksia.

c. Käyttöoikeuksien määrittely

• Määrittelyt Procountorissa
  • Tarvittavat käyttöoikeudet määritellään rajapintatunnusten luonnin yhteydessä (katso kohta 1.b.).
  • Käyttöoikeuksia hallitaan Procountorissa Hallinta -> Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

d. Asetukset Procountorissa

• Myyntilaskut
  • Procountorissa käytössä olevat Alv-statuksen tulee linkittää Easoftin Alv-statuksille.
    • Esimerkiksi Procountorin Alv-statuksen Rakennusalan käänteinen ALV 25,5% (vat_113) syötetään Easoftin Alv-statukselle koodi-kenttään "113".
      • Easoftissa on oletuksena määritelty Alv-statukset kotimaan myyntiä ja rakentamispalvelua varten. Jos tarvitaan muita Alv-käsittelyjä, voidaan Easoftiin luoda uusia Alv-statuksia halutuilla verokohtelukoodeilla.
• Ostolaskut
  • Ostolaskujen automaattimuistutukset kannattaa laittaa pois päältä
    • Profiilikuvake -> Omat tiedot ja asetukset -> Sähköpostiviestintä -> poista valinta tarkastettavien laskujen osalta
• Laskentakohteet
  • Tarvittavat laskentakohteet perustetaan Procountorissa Hallinta -> Kirjanpidon tiedot -> Dimensiot.
  • Huomioi nämä toiminallisuudet laskentakohteiden käytössä Easoftin ja Procountorin välillä:
    • Myyntilaskut: Myyntilaskut voidaan kohdistaa Easoftissa kustannuspaikalle. 
      • Procountorin dimensiot linkitetään kustannuspaikalle Easoftin myyntilaskurajapinnan asetuksissa.
    • Palkka-aineisto: Palkat voidaan kohdistaa Easoftissa kustannuspaikalle.
      • Procountorin dimensiot linkitetään kustannuspaikalle Easoftin palkkarajapinnan asetuksissa.
    • Ostolaskut: Ostolaskut voidaan kohdistaa kaikille Procountorin laskentakohteille.

---

2. Myyntilaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

• Rajapinnan kautta voidaan lähettää laskuaineisto Easoftista Procountoriin.
• Varsinainen laskun kuva muodostuu Procountorin laskupohjalle

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

• Rajapinnan lisääminen
  • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Laskutus → valitse Procountor (REST API).
  • Nimeä rajapinta (esim. Procountor myyntilaskut)
  • Tallennuksen jälkeen avaa rajapinta uudelleen muokattavaksi.
  • Aktivoi rajapinta Anna käyttöoikeus-painikkeella
  • Valitse oletuspankkiyhteys.
  • Laskun tila -asetuksella voi määritellä, missä tilassa lasku lähtee Easoftista Procountoriin.
    • Lähetetty-tila lähettää laskun automaattisesti Procountorista eteenpäin valitulla lähetystavalla.
  • Siirrä kustannuspaikka -asetuksella voi aktivoida kustannuspaikkojen siirron Procountoriin
    • Procountorin kustannuspaikat tulevat rajapinta-asetuksiin linkitettäväksi, kun rajapinta on aktivoitu.
  • Linkitä tarvittaessa Procountorin rahoitussopimukset Easoftin maksuehtoihin.
    • Procountorissa luodut rahoitussopimukset tulevat näkyviin myyntilaskuasetuksiin rajapinnan aktivoinnin jälkeen.
    • Maksuehtoja voi luoda tarvittaessa lisää Easoftissa Asetukset -> Maksuehdot -> Lisää maksuehto
• Muut liittyvät asetukset
  • Alv-statukset
    • Asetukset -> Alv-statukset -> Lisää tarvittavat statukset.
      • HUOM! Ohjelmaan on valmiiksi lisättynä Rak.palv.käänteinen alv.
    • Käytössä oleville Alv-statuksille tulee määritellä Koodi-kenttään Procountorin ALV-statusta vastaava koodi (esim. Procountorin vat_113 -> Easoftiin koodi 113).
  • Pankkiyhteys
    • Pankkiyhteys tulee olla määriteltynä.
      • Asetukset -> Pankkiyhteydet -> Lisää pankkiyhteys
• Tarvittavat käyttöoikeudet
  • Procountorin myyntilaskurajapinta ei tarvitse erityisiä käyttöoikeuksia.
• Autentikaatiotietojen syöttö
  • Asetukset → Lisää asetuksia → Rajapinnat → Procountor myyntilaskut.
• Rajapinnan aktivointi
  • Autentikaatiotietojen syöttö aktivoi myyntilaskurajapinnan heti käyttöön.

c. Siirtyvät tiedot

Näytä/piilota rajapinnassa siirtyvät kentät klikkaamalla tästä

Rajapinnassa siirtyvät kentät:

BankAccount.iban
BankAccount.bic

Customer.businessid
Customer.email
Customer.lang
Customer.number
Customer.vatin

Invoice.cover_note
Invoice.customer_name
Invoice.customer_name2
Invoice.customer_address
Invoice.customer_order_number
Invoice.customer_postcode
Invoice.customer_locality
Invoice.delivery_address
Invoice.delivery_name
Invoice.delivery_name2
Invoice.delivery_date
Invoice.delivery_postcode
Invoice.due_date
Invoice.evoiceint
Invoice.einvoiceid
Invoice.internal_notes
Invoice.invoice_date
Invoice.number
Invoice.recording_type
Invoice.reference_number
Invoice.sendtype
Invoice.your_ref

InvoiceRow.description
InvoiceRow.discount
InvoiceRow.freetext
InvoiceRow.item
InvoiceRow.price
InvoiceRow.qty
InvoiceRow.untit
InvoiceRow.vat_rate

Order.number

PaymentTerm.discount
PaymentTerm.discount_days

VatStatus.code
VatStatus.invoice_text

• Huomiot tietojen vastaavuuksista
  • Viitteenne -kenttä siirtyy laskun otsikkotietoihin Tilausviite-kenttään.
  • Viitteemme-kenttä ei siirry Procountoriin.
    • HUOM! Rajapinta-asetuksissa voidaan määritellä Viitteemme-kenttä siirtymään Procountorin Sopimusnumero-kenttään
  • Asiakkaan tilausnumero siirtyy otsikkotietoihin Tilausnumero-kenttään.
  • Asiakkaan työnumero ei siirry Procountoriin.
  • Lisätiedot-kenttä siirtyy laskulle ennen laskurivejä.
  • Easoftin toimituspäivä on Procountorissa “deliveryStartDate”

d. Laskun lähetys

1. Avaa lasku
   • Laskutus -> Laskujen hallinta -> klikkaa asiakkaan nimeä.
2. Tarkista laskun tiedot
   • Tee tarvittaessa muutokset laskulle.
   • HUOM! Laskulle tehdyt muutokset eivät päivity takautuvasti tilaukselle.
     • Jos haluat tilauksen pysyvän ajan tasalla:
       • Poista lasku ja siihen linkittyvä toimitus
       • Tee tarvittavat muutokset tilaukselle
       • Luo lasku uudestaan.
3. Lähetä lasku
   • Klikkaa "Tallenna ja lähetä".
   • Valitse avautuvasta ikkunasta lähetyskanava ja paina Lähetä.
   • Onnistuneesti siirtyneet laskut löytyvät Siirretyt-kansiosta Laskujen hallinta -näkymässä.

e. Erityishuomiot

• Easoftiin voidaan avata useita rinnakkaisia myyntilaskurajapintoja eri y-tunnuksille.
• Easoftissa käytetty asiakasnumero ei siirry eikä asiakasta perusteta Procountoriin.
• Laskunumero ei siirry Easoftista Procountoriin.
• Rajapinta ei mahdollista laskukohtaista alennusta.

f. Yleisimmät virhetilanteet

• Riittämättömät käyttöoikeudet: virhe johtuu yleensä siitä, että Procountorin rajapintaoikeudet (Asetukset → Rajapinnat) on aktivoitu tunnuksilla, joilla ei ole oikeutta siirtää laskuja eteenpäin.
  Ongelma ratkeaa poistamalla nykyinen käyttöoikeus rajapinta-asetuksien Poista käyttöoikeus -painikkeella. Tämän jälkeen aktivoi rajapinta uudelleen tunnuksilla, joilla on riittävät oikeudet.
• invoiceRows[0].discountPercent: MUST_BE_GREATER_THAN_OR_EQUAL_TO_0: Virhe johtuu yleensä siitä, että jollakin laskurivillä on negatiivinen aleprosentti tai erittäin pieni alennusarvo (esimerkiksi -0.000039062515), joka ei näy laskulla, mutta estää laskun käsittelyn.
  • Lisää laskun jokaiselle riville jokin aleprosentti. Poista tämän jälkeen aleprosentti kaikilta riveiltä.
  • Jos laskun loppusummaa halutaan vielä muokata:
    • Lisää ensin aleprosentti jokaiselle riville. Poista aleprosentti kaikilta muilta riveiltä paitsi yhdeltä. Aseta laskulle haluttu loppusumma.
  • Tämän jälkeen alennus kohdistuu vain kyseiselle yhdelle riville, ja laskun käsittely onnistuu ilman virheilmoitusta.
• invoiceRows[0].vatStatus: ERROR_VATSTATUS_VATTYPE: Virheilmoitus tarkoittaa, että laskun ALV‑statukselle on määritelty virheellinen koodi. Tämä koskee yleisimmin käänteisen arvonlisäveron laskuja.
  • Siirry Easoftissa kohtaan Asetukset → ALV-statukset
  • Avaa kyseessä oleva ALV-status.
  • Tarkista, että Koodi‑kentässä on oikea arvo. (HUOM! Käänteisen ALV:n koodi on yleensä 113)
• Päivämäärä – Laskun päivämäärä ei saa olla suljetulla tilikaudella: Virheilmoitus tarkoittaa, että lasku on päivätty tilikaudelle, joka on suljettu Procountorissa.
  • Avaa kyseinen tilikausi Procountorissa, jotta lasku voidaan käsitellä TAI
  • Päivitä laskulle uusi päivämäärä avoimelle tilikaudelle.
• Procountoriin vaadittava kirjautuminen puuttuu tai on vanhentunut: Rajapinnan voi aktivoida seuraavasti:
  • Asetukset -> Rajapinnat -> Procountor myyntilaskut
  • Paina Anna käyttöoikeus -painiketta

---

3. Ostolaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

• Rajapinnan kautta voidaan hakea, hyväksyä, kohdistaa ja tiliöidä ostolaskut Easoftissa.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

• Rajapinnan lisääminen ja asetukset

  • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Ostolaskut → valitse Procountor (REST API).
  • Nimetään rajapinta esim: Procountor ostolaskut ja tallenna 
  • Aktivoi rajapinta "Anna käyttöoikeus" -painikkeella. Tämä avaa uuden ikkunan, johon syötetään API-käyttäjän tunnukset.
  • "Ostolaskut noudetaan alkaen" valinnalla määritellään päivämäärä, mistä lähtien ostolaskut halutaan noutaa Procountorista Easoftiin
  • Aktivoidaan valinta "Salli ostolaskujen nouto"
• Muut liittyvät asetukset
  • Ostolaskujen automaattikohdistus
    • Asetukset -> Ostolaskut -> Ostolaskut -> Automaattinen kohdistus

• Tarvittavat käyttöoikeudet

  • Oikeus kirjanpitotilin muuttamiseen PurchaseInvoicesV2/editAccountingAccount
    • Easoftin pääkäyttäjä voi pyytää käyttöoikeuksiin muutoksia yleisestä tuesta tai käyttöönoton aikana käyttöönottajalta.

• Autentikaatiotietojen syöttö

  • Ostolaskurajapinnan autentikointi tehdään API-rajapintatunnuksilla aktivoinnin yhteydessä. 

• Rajapinnan aktivointi

  • Rajapinta aktivoidaan noutamaan ostolaskut Procountorista rajapinta-asetuksista luonnin yhteydessä. Aktivoinnin voi poistaa ja uudista ostolaskurajapinnan asetuksista Asetukset → Rajapinnat → Procountor ostolaskut
  • Jokaisen ostolaskuja hyväksyvän käyttäjän tulee aktivoida itselleen ostolaskujen hyväksyntä Easoftin ostolaskunäkymästä.
    • Ostot -> Ostolaskut -> klikataan rajapinnan virheilmoituksen "Uudista kirjautuminen tästä" linkkiä.
    • Henkilökohtainen aktivointi tehdään käyttäjän omilla Procountor-tunnuksilla.

c. Kierrätys

• Hyväksyntäprosessi
  • Ostolaskujen hyväksyntää varten voidaan luoda kierrätyslistoja, joissa lasku kulkee tarkastajalta hyväksyjälle.
  • Tarkastaja ei tarvitse Procountor-tunnuksia, mutta hänen käyttäjäryhmällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet ostolaskujen tarkastamiseen Easoftissa.
    • Jos oikeudet puuttuvat, pyydä niiden lisäämistä Easoftin tuesta.
  • Kierrätyslistojen käyttö Easoftissa on kuvattu tässä ohjeessa.
• Ostolaskujen kommentointi
  • Ostolaskun Kierrätys-välilehdellä voidaan tallentaa laskuun liittyviä sisäisiä kommentteja.
    • Nämä kommentit tallentuvat välilehdelle katsottavaksi ja voidaan haluttaessa näyttää myös Ostolaskut-listanäkymässä sarakevalitsimen avulla.

d. Kohdistus (Easoftin sisäinen kohdistus)

• Ostojen kohdistaminen tilaukselle
  • Lasku kohdistetaan tilaukselle kuluksi/läpilaskutettavaksi ostolaskun Kohdistus-välilehdeltä.
  • Avaa Kohdistus-välilehti -> Valitse laskurivien alta tilaus -> klikkaa "Kohdista"
  • HUOM! Näkymässä kaikki laskurivit on valittu oletuksena kohdistettavaksi.
• Osakohdistus
  • Laskurivejä voi kohdistaa eri tilauksille.
    • Valitse rivit -> valitse tilaus pudotusvalikosta -> klikkaa "Kohdista".
  • Yksittäinen rivi voidaan jakaa usealle tilaukselle:
    • Valitse rivi -> syötä kohdistettava määrä Kohdista-sarakkeeseen -> klikkaa "Kohdista"
    • Toista tarvittaessa, kunnes rivi on jaettu halutuille tilauksille.
• Automaattikohdistus
  • Ostolaskuille voidaan määritellä automaattikohdistus näkymästä Asetukset -> Ostolaskut.
• Litterointi
  • Jos valitulla tilauksella on käytössä litterat, näkyviin tulee Littera-valinta tilauksen valinnan alapuolelle.
  • Tällöin litteran valinta on pakollinen kohdistuksen yhteydessä.

e. Tiliöinti (kirjanpidon laskentakohteet ja tilit)

• Tiliöinti-välilehdellä voidaan kohdistaa ostolasku Procountorin laskentakohteille. Tämä edellyttää laskentakohteiden luomista Procountoriin. 
• Myös varsinaisen kirjanpitotilin asettaminen onnistuu Tiliöinti-näkymästä.
  • Tämä vaatii Easoftista käyttöoikeuden aktivoinnin (katso kohta 3.b.)
• Tiliöinti kohdistuksista
  • Laskentakohteet voidaan asettaa Easoftin kohdistusten perusteella painamalla “Luo tiliöinnit kohdistuksista” -painiketta.
  • Tilauksen, litteran (projektilaji Procountorissa) ja kustannuspaikan koodit tulee olla identtiset sekä Easoftissa että Procountorissa. Koodin jälkeen näkyvä nimi voi Procountorissa olla mikä tahansa.
    • Esimerkki: Jos Easoftin tilausnumero on “12345”, se dimensioituu automaattisesti Procountorin tilaukseen “12345 Yritys Oy”.
    • Easoftin tilauksen litterointi dimensioituu Procountorin projektilajeille.
  • Easoft luo tiliöintirivien laskentakohteet kohdistusten mukaan.
  • “Tallenna”-painikkeella tiliöinnit tallennetaan Procountoriin.
• Manuaalinen muokkaus:
  • Tiliöintirivien seurantakohteita, alv-prosenttia ja summaa (brutto ja netto) voidaan tarvittaessa muokata käsin.
  • Jos automaattinen tiliöintien luonti ei kata kaikkia rivejä, on mahdollista lisätä puuttuvat rivit manuaalisesti.
• Kommenttien siirtyminen:
  • Tiliöintiriville tallennettu kommentti siirtyy Procountoriin tiliöintirivin viiteselitteeksi.

f. Ostolaskun hyväksyntä

• Hyväksyminen yksittäin
  • Ostolasku hyväksytään maksuun ostolaskun katselunäkymästä Ostot -> Ostolaskut -> klikkaa haluttu lasku toimittajan nimestä auki. "Hyväksy maksuun" -painikkeella ostolasku siirtyy Easoftissa käsitellyt-kansioon ja lasku merkitään Procountorissa hyväksytyksi.
    • Laskun hyväksyntä vahvistetaan Procountor Key -sovelluksella. Jos haluat hyväksyä useamman laskun samalla vahvistuksella, kannattaa käyttää laskujen massahyväksyntää Easoftissa.
• Hyväksyminen massana
  • Ostolaskuja voi hyväksyä myös massana listanäkymästä Ostot -> Ostolaskut. Halutut laskut valitaan listalta ja hyväksyntä-toiminto löytyy oikean alareunan Toiminnot-painikkeella.
• Mitätöinti
  • Laskun voi mitätöidä ostolaskun katselunäkymästä. Mitätöinti-toiminto löytyy Tallenna-painikkeen oikeasta reunasta.
• Hyväksynnän vaikutus kohdejärjestelmässä
  • Laskun hyväksyntä ja mitätöinti Easoftissa muuttaa sen tilaa myös Procountorissa.
  • Laskun hyväksyminen siirtää myös laskun maksatukseen Procountorissa, eli ostolasku siirtyy tilaan "odottaa siirtoa Pankkiin". 
    • Jos laskun ei haluta siirtyvän maksatukseen automaattisesti eräpäivänä, maksutapahtuma tulee käydä poistamassa laskulta Procountorin Maksatus-näkymästä.

g. Hyvityslaskujen käsittely

• Käsittely Easoftissa
  • Hyvityslasku käsitellään Easoftissa samalla tavalla kuin normaali ostolasku.
    • Jos osto- ja hyvityslasku ovat saman suuruiset, molemmat voidaan mitätöidä TAI hyväksyä Easoftissa. Jos laskut hyväksytään, ne käsitellään loppuun Procountorissa.
    • Jos laskut ovat eri suuruisia, sekä osto- että hyvityslasku hyväksytään Easoftissa ja käsitellään loppuun Procountorissa.
• Käsittely Procountorissa
  • Hyvityslasku kohdistetaan Procountorissa käsin saman toimittajan veloituslaskulle. 
    • Procountorin ohje hyvityslaskujen käsittelystä
• Nyrkkisääntö
  • Käsittele veloitus- ja hyvityslasku aina yhtenevästi:
    • Jos hyväksyt veloituslaskun → hyväksy myös hyvityslasku.
    • Jos mitätöit veloituslaskun → mitätöi myös hyvityslasku.

h. Erityishuomiot

• Procountor siirtää ostolaskun oletuksena hyväksynnän yhteydessä maksatukseen.
• Kohdistusnäkymän rivitietoja ei voi muokata Easoftissa.

i. Yleisimmät virhetilanteet

• Maksupäivää muokattaessa ilmoitus "Invalid argument. You cannot update invoice status": virhe johtuu yleensä siitä, että uusi maksupäivä kuuluu Procountorissa suljetulle tilikaudelle.
  Ongelma ratkeaa muuttamalla maksupäivä avoimelle tilikaudelle. Tarvittaessa tilikausi on avattava Procountorissa ennen muutoksen tekemistä.
• "Invalid argument. Unsupported status for the action": virhe johtuu yleensä siitä, että lasku ei ole Procountorissa tilassa Kesken, joten sitä ei voi enää muokata.
• "Invalid argument. Could not initiate two factor verification. User is not connected to the authenticator app.": virhe johtuu yleensä siitä, että ostolaskun maksun hyväksymiseen vaadittavaa kaksivaiheista tunnistautumista ei saada käynnistettyä. Syynä on tavallisesti se, että käyttäjän henkilökohtainen Procountor-kirjautuminen ei ole voimassa tai se on yhdistetty väärään rajapintaan.
  • Ongelma ratkeaa poistamalla käyttäjän henkilökohtainen kirjautuminen ja muodostamalla yhteys uudelleen oikeilla tunnuksilla. Kirjautuminen voidaan uudistaa avaamalla hyväksyttävä ostolasku ja siirtymällä Laskun tiedot -välilehdelle, josta voi purkaa ja uudistaa henkilökohtaisen kirjautumisen. 
  • HUOM! Rajapinta-asetuksissa annettava käyttöoikeus koskee vain ostolaskujen hakemista, kun taas laskujen käsittely ja maksun hyväksyminen tehdään käyttäjän henkilökohtaisilla oikeuksilla ostolaskunäkymästä.
• "Unapprovable invoice status" hyväksyttäessä: virhe johtuu yleensä siitä, että Procountorissa on käytössä asetus "Pakota asiatarkastus ja hyväksyntä tapahtumaan järjestyksessä", mutta ostolaskua ei ole vielä asiatarkastettu. Easoft yrittää vain hyväksyä ja maksaa laskun, eikä tee asiatarkastusta.
  • Ongelma ratkeaa asiatarkastamalla ostolasku ensin Procountorissa. Kannattaa myös poistaa käytöstä hyväksymiskierron järjestystä pakottava asetus, jos sitä ei haluta käyttää.
• "ERROR_VATSTATUS_VATPERC" tallennettaessa laskua: virhe johtuu yleensä siitä, että laskurivin ALV-prosentti ja ALV-status eivät vastaa toisiaan Procountorissa. Ongelma ratkeaa korjaamalla ALV-tiedot Procountorissa, sillä lasku on tullut sinne virheellisillä tiedoilla.
• "The selected company does not allow the use of paid APIs" rajapintaan kirjauduttaessa: Procountor-ympäristössä ei ole sallittu laskutettavien rajapintojen käyttöä.
  • Procountor-ympäristön pääkäyttäjän tulee sallia laskutettavien rajapintojen käyttö Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Integraatioasetukset.
• "Invalid domestic vat status combination. If the invoice row has other than 0% VAT, the VAT status must be 'Domestic" hyväksyttäessä: Virhe johtuu yleensä siitä, että ostolaskulla on jokin muu alv-prosentti kuin 0%, ja laskulla on jokin muu ALV-status kuin Kotimaa. 
  • Tilanteesta riippuen laskulle tulee ensin korjata ALV-status tai ALV-prosentit, jotta laskun hyväksyminen onnistuu. ALV-statuksen vaihtaminen onnistuu Procountorissa Lasku-näkymällä > Lisätiedot-ikkunasta > ALV-status. 

    Statuksen tulee olla Kotimaa, jos laskulla on ALV% 25,5%. Tai käänteisesti, jos ALV-statuksena halutaan käyttää jotain muuta kuin Kotimaata, niin ALV-prosentin on silloin oltava 0%.

    Liikekumppanin Oletukset > Oletustilit näkymällä pääset tarvittaessa tarkastelemaan ja muokkaamaan liikekumppanin taakse tallennettua oletus ALV-statusta. 

    Kun olet laskun alv-%:n tai alv-statuksen vaihtanut Procountoriin, niin voit päivittää ostolaskun tiedot Easoftiin laskun yläpalkista (poista ensin kohdistukset).

---

4. Palkat

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

• Palkkatiedot siirretään Easoftista Procountoriin siirtotiedoston avulla.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

• Rajapinnan lisääminen

  • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta -> Palkat
  • Nimeä rajapinta (esim. Procountor palkat).
  • Valitse aineiston muoto Procountor.
  • Tallenna rajapinta-asetukset.
• Muut liittyvät asetukset
  • Kustannuspaikkojen linkitykset voidaan määritellä rajapinnan asetuksissa avaamalla rajapinta uudestaan muokattavaksi. 
    • Tämän avulla palkka-aineisto voidaan ryhmitellä siirtotiedostoon kustannuspaikan mukaan.

• Palkkarajapinnan muodostamiseen tarvittavat tiedot

  • Pyydä tarvittavat tiedot palkanlaskijalta:
    • Käytössä olevien palkkalajien koodit Procountorista
      • HUOM! Jos palkkalajilistassa on selvästi ylimääräisiä palkkalajeja, tarkista palkanlaskijalta tai asiakkaalta, mitä näistä ovat käytössä. Luo Easoftiin vain ne palkkalajit, joita todella tarvitaan.
    • Työntekijänumerot

• Palkkalajien määrittely

  • Palkkalajit määritellään Procountorin palkkalajien nimien ja koodien mukaisesti.
  • Palkkalajit syötetään Asetukset -> Palkkalajit -> Lisää.
  • Jokainen palkkalaji tulee kytkeä tuntikirjauksen työvaiheelle tai kulukirjaukseen.
  • Huomioitavaa:

    • Kirjaukset siirtyvät Procountoriin kappalein tai euroina.

      • Kaikki palkkajakson kirjaukset summataan palkkalajeille. Kirjauksia ei voi siis kohdistaa päivämäärille Procountorissa, poissaolot siirtyvät tunteina Easoftin kirjauksien mukaan.

    • Procountorin siirtotiedostolla ei voi siirtää pidettyjä lomapäiviä.

• Tarvittavat käyttöoikeudet

  • InterfaceSettings/add_payroll_data ja PayRolls/index.

• Autentikaatiotietojen syöttö

  • Palkka-aineiston muodostamiseen ei tarvita erillisiä tunnuksia.

• Rajapinnan aktivointi

  • Palkkarajapintaa ei tarvitse erikseen aktivoida

c. Testipalkka-aineiston lähettäminen

1. Määritä tuki-tunnukselle työntekijänumero
   • Käytä jotakin oikeasti käytössä olevaa työntekijänumeroa.
     • Muista poistaa työntekijänumero tuki-tunnukselta testiaineiston lähetyksen jälkeen.
2. Syötä tuntikirjaukset tuki-tunnukselle
   • Kirjaa kaikki eri tuntityypit, joita asiakkaalla normaalisti käytetään, kuten:
     • Normaali työaika
     • Sairasloma
     • Arkipyhä
     • Kulut
     • Ylityöt
     • Sunnuntaityöt
3. Hyväksy tunnit ja lataa siirtotiedosto.
4. Lähetä aineisto palkanlaskijalle
   • Lähetä viesti palkanlaskijalle ja pyydä kokeilemaan palkka-aineiston sisäänluku.
   • Liitä siirtotiedoston lisäksi mukaan PDF-raportti Työvuorot -> Työtunnit -> Tulosta -> Ilman hintoja, jossa näkyvät syöttämäsi testikirjaukset.
5. Palkanlaskijan palaute
   • Palkanlaskija kuittaa, onko aineisto kunnossa ja hyväksyttävissä.

d. Siirtyvät tiedot

• Palkkarajapinnassa siirtyvät tiedot voi tarkastaa palkka-aineston lähetyksen yhtedyessä. Katso erillinen ohje palkka-aineiston luonnista
• HUOM! Jos palkka-aineisto halutaan kohdistaa kustannuspaikalle, tulee palkka-aineiston luonnissa valita ryhmittely "Tilauksen kustannuspaikoittain".

e. Erityishuomiot

• Käyttäjät on perustettava sekä Easoftiin että Procountoriin. Työntekijänumeroiden tulee olla molemmissa ohjelmissa täsmälleen samat.
• Ainoastaan hyväksytyt työtunnit siirtyvät palkka-aineistoon.
• Procountorin palkkalajit ovat kiinteitä, siirtotiedostolla voi siis siirtää vain Procountorin palkkalajilistan mukaisia kirjauksia.

f. Yleisimmät virhetilanteet

• Tunnit eivät näy palkka-aineistolla
  • Vain hyväksytyt tunnit siirtyvät aineistolle.
  • Muut kulut siirtyvät palkka-aineistolle sen mukaan, miten palkkalajien asetukset on määritetty (Asetukset → Palkkalajit).
• Palkkalajit eivät näy palkka-aineistolla
  • Jos palkkaryhmät ovat käytössä, jokaiselle palkkaryhmälle on valittava palkkalajit.
  • Tarkista: Asetukset → Palkkaryhmät → Valitse/lisää ryhmä → Palkkalajit.
• Käyttäjä ei näy palkka-aineistolla
  • Käyttäjältä puuttuu työntekijänumero.
  • Lisää se kohdasta: Asetukset → Käyttäjät → Valitse käyttäjä → Lisätiedot → Työntekijänumero.

---

5. Projektit

• Easoft-Procountor-rajapinta ei tue laskentakohteiden luontia Procountoriin.

---

6. Tuki

a. Yhteystieto Easoft-tuki

• Yleinen tuki
  • [e-mail]
  • 020 798 0250 (ma-pe 9-15)
• Uudet integraatiot
  • [e-mail]

b. Yhteystiedot kohdejärjestelmään

• Procountor ohjelmistotuki
  • 020 7879 840 (8.30-12)
  • procountor.fi/yhteystiedot
• Procountor ohjeportaali