Siirry pääsisältöön
English (Finland) Norsk Svenska

Fennoa rajapintaohje

Easoft Käyttöönotto
  • Päivitetty

1. Käyttöoikeudet, tunnukset ja asetukset Fennoassa

a. Yleiset edellytykset

  • Tarvittavat sopimukset
    • Fennoan asiakas ei tarvitse integraation avaamiseen erillistä sopimusta.

b. API-tunnusten luonti

  • Kuka voi luoda tunnukset?
    • Fennoan pääkäyttäjä voi luoda API-rajapintatunnuksen Fennoassa.
  • Tunnuksen tyyppi ja luonti Fennoassa
    • API-käyttäjätunnusten luonti myynti- ja ostolaskurajapintaa varten
      • Fennoa -> Käyttäjät -> + Luo uusi API-käyttäjä
      • Valitse listalta Easoft ERP. Tämä määrittelee automaattisesti tarvittavat rajapintaoikeudet (myyjä, ostot).
      • HUOM! Ota tunnukset talteen, niitä ei Fennoasta saa enää uudestaan näkyviin. Jos tunnukset katoavat, joudut tekemään uuden API-käyttäjän.
      • Tunnusten toimittaminen turvallisesti käyttöönottajalle:
        1. Käytä https://sana.easoft.eu/
        2. Liitä tunnukset tekstikenttään
        3. Luo kertakäyttölinkki
        4. Lähetä linkki käyttöönottajalle sähköpostitse
    • Palkkarajapintaa toimii siirtotiedostolla, joten sen käyttö ei edellytä tunnuksia.
  • Lähtötiedot tunnuksen määrittelyyn
    • Fennoan API-rajapintatunnusten luomiseen ei tarvita lähtötietoja.

c. Käyttöoikeuksien määrittely

  • Määrittelyt Fennoassa
    • Tarvittavat käyttöoikeudet määritellään jo rajapintatunnusten luonnin yhteydessä (katso kohta 1.b.).

d. Asetukset Fennoassa

  • Myyntilaskut
    • Easoftin Alv-statuksien verokohtelukoodit täsmätään Fennoan myyntitileihin.
      • Fennoa -> Asetukset -> Myyntiasetukset -> Kirjanpito, ALV-käsittelyn mukaiset myyntitilit
      • Easoftissa on oletuksena määritelty Alv-statukset kotimaan myyntiä ja rakentamispalvelua varten. Jos tarvitaan muita Alv-käsittelyjä, voidaan Easoftiin luoda uusia Alv-statuksia halutuilla verokohtelukoodeilla.
    • Easoftista tuotaville laskuille on suositeltavaa luoda oma laskunumerosarja
      • Fennoa -> Asetukset -> Laskunumerot -> Luo uusi laskunumerosarja
        • Jos Easoftin laskuille ei määritetä erillisiä numerosarjaa, Fennoa ja Easoft käyttävät samaa juoksevaa numerointia. Tällöin laskun lähettäminen suoraan Fennoasta aiheuttaa numeroinnin menemisen päällekkäin, minkä jälkeen seuraava laskunumero on asetettava Easoftiin käsin.
        • Fennoaan luodaan siis oletusnumerosarja, jonka lisäksi Easoftin laskuille oma sarja.
    • Fennoassa voidaan määritellä lähetystavalle laskutuslisä (Fennoa > Asetukset > Myyntiasetukset > Laskuille lisättävät lähetystapakohtaiset lisämaksut), lisämaksu lisätään automaattisesti lähetyksen yhteydessä. Tällöin laskutuslisää ei tule tuoda rajapinnan kautta.
  • Ostolaskut
    • Fennoassa Easoft API -käyttäjä tulee lisätä oletuskierrätyslistalle hyväksyjäksi, jotta ostolaskut voidaan hyväksyä rajapinnan kautta. Muut kierrätyslistat tulee poistaa Fennoasta.
      • Kierrätyslistat: Fennoa -> Asetukset -> Kierrätysryhmät
      • Oletuskierrätys: Fennoa -> Asetukset -> Ostoasetukset -> Oletuskierrätysryhmä
      • HUOM! Fennoaan ennen asetusmuutosta tulleille laskuille Easoft API-käyttäjä on lisättävä käsin hyväksyjäksi, jotta lasku siirtyy Easoftiin.
    • Ostolaskujen automaattimaksatuksen aktivointi
      • Asetus on oletuksena Fennoassa pois päältä
        • Fennoa -> Asetukset -> Ostoasetukset -> Maksa automaattisesti
        • Toiminnan kuvaus Fennoassa (Ohje -> 17.4.8 Ostoasetukset)
  • Laskentakohteet
    • Tarvittavat laskentakohteet perustetaan Fennoassa Kirjanpito -> Laskentakohteet.
    • Huomioi nämä toiminallisuudet laskentakohteiden käytössä Easoftin ja Fennoan välillä:
      • Myyntilaskut: Myyntilaskut voidaan kohdistaa kustannuspaikalle. 
        • Easoftissa käytetyn kustannuspaikan numeron on vastattava Fennoassa olemassa olevaa kustannuspaikkaa, eli sama kustannuspaikka tulee olla luotuna myös Fennoaan. Laskentakohteet eivät muodostu automaattisesti myyntilaskun tietojen perusteella.
      • Palkka-aineisto: Palkat voidaan kohdistaa tilausnumerolle ja kustannuspaikalle.
      • Ostolaskut: Ostolaskut voidaan kohdistaa kaikille Fennoassa perustetuille laskentakohteille.

2. Myyntilaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

  • Rajapinnan kautta voidaan lähettää laskuaineisto Easoftista Fennoaan.
  • Varsinainen laskun kuva muodostuu Fennoan laskupohjalle

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

  • Rajapinnan lisääminen
    • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Laskutus → valitse Fennoa.
    • Nimeä rajapinta (esim. Fennoa myyntilaskut)
    • Tallennuksen jälkeen avaa rajapinta uudelleen muokattavaksi.
    • Syötä seuraavat tiedot:
      • Yrityksen tunniste
      • API-avain
    • Laskun tila -asetuksella voi määritellä, missä tilassa lasku lähtee Easoftista Fennoaan. Lähetetty-tila lähettää laskun automaattisesti Fennoasta eteenpäin valitulla lähetystavalla.
  • Muut liittyvät asetukset
    • Asiakasnumero
      • Easoftissa käytetty asiakasnumero siirtyy Fennoaan.
      • Jotta numerointi ei mene päällekkäin, syötä uusi aloitusnumero.
        • Asetukset → Asiakkaat → Seuraavan asiakkaan numero
    • Laskun numero
      • Laskunumero siirtyy Easoftista Fennoaan.
      • Syötä seuraava vapaa laskunumero.
        • Asetukset → Laskutus → Seuraavan laskun numero
    • Alv-statukset
      • Asetukset -> Alv-statukset -> Lisää tarvittavat statukset.
        • HUOM! Ohjelmaan on valmiiksi lisättynä Rak.palv.käänteinen alv.
      • Käytössä oleville Alv-statuksille tulee määritellä Fennoan verokohtelukoodia vastaava Finvoice-verokohtelukoodi.
      • Avaa/sulje lista Finvoice-verokohtelukoodeista

        1= Domestic sales (S) Default
        2=EU-sales services (K)
        3=EU-sales goods (K)
        4=Construction services (AE)
        5=Scrap metal sales (AE)
        6=Foreign sales, outside of EU (G)
        7=Domestic sales VAT-free (Z)
        8=Triangulation (K)

        Yleisimmin tarvittava vaihtoehto on rakennuspalvelun käännetty ALV, jolloin valitaan Käännetty ALV (AE).

    • Verkkolaskutiedot
      • Verkkolaskuosoite ja välitystunnus tulee lisätä yritystietoihin.
        • Asetukset -> Yritystiedot -> Laskutusosoite
    • Pankkiyhteys
      • Pankkiyhteys tulee olla määriteltynä.
        • Asetukset -> Pankkiyhteydet -> Lisää pankkiyhteys
  • Tarvittavat käyttöoikeudet
    • Fennoan myyntilaskurajapinta ei tarvitse erityisiä käyttöoikeuksia.
  • Autentikaatiotietojen syöttö
    • Asetukset → Lisää asetuksia → Rajapinnat → Fennoa myyntilaskut.
  • Rajapinnan aktivointi
    • Autentikaatiotietojen syöttö aktivoi myyntilaskurajapinnan heti käyttöön.

c. Siirtyvät tiedot

Näytä/piilota rajapinnassa siirtyvät kentät klikkaamalla tästä

Rajapinnassa siirtyvät kentät:

company.einvoiceid
company.einvoice_operatorid

customer.businessid
customer.number
customer.country
customer.lang

invoice.customer_email
invoice.customer_name
invoice.customer_name2
invoice.customer_address
invoice.customer_locality
invoice.customer_postcode

invoice.sendtype
invoice.einvoiceid
invoice.delivery.date
invoice.delivery_name
invoice.delivery_name2
invoice.delivery_address
invoice.delivery_locality
invoice.delivery_postcode
invoice.payment_term
invoice.our_ref
invoice.your_ref
invoice.recording_type
invoice.cover_note
invoice.customer_order_number (Fennoassa ostotilausnumero)
invoice.customer_job_number (Fennoassa sopimusnumero)
invoice.service_code

vat_status.vat_code

invoiceRow.item
invoiceRow.description
invoiceRow.freetext
invoiceRow.qty
invoiceRow.price
invoiceRow.vat_rate
invoiceRow.unit
invoiceRow.discount_round
invoiceRow.sales_account_numer
  • Huomiot tietojen vastaavuuksista
    • Viitteemme/Viitteenne -kentät siirtyvät laskun otsikkotietoihin.
    • Asiakkaan tilausnumero siirtyy otsikkotietoihin Ostotilausnumero-kenttään.
    • Asiakkaan työnumero siirtyy otsikkotietoihin Sopimusnumero-kenttään.
    • Lisätiedot-kenttä siirtyy laskulle ennen laskurivejä.

d. Laskun lähetys

  1. Avaa lasku
    • Laskutus -> Laskujen hallinta -> klikkaa asiakkaan nimeä.
  2. Tarkista laskun tiedot
    • Tee tarvittaessa muutokset laskulle.
    • HUOM! Laskulle tehdyt muutokset eivät päivity takautuvasti tilaukselle.
      • Jos haluat tilauksen pysyvän ajan tasalla:
        • Poista lasku ja siihen linkittyvä toimitus
        • Tee tarvittavat muutokset tilaukselle
        • Luo lasku uudestaan.
  3. Lähetä lasku
    • Klikkaa "Tallenna ja lähetä".
    • Valitse avautuvasta ikkunasta lähetyskanava ja paina Lähetä.
    • Onnistuneesti siirtyneet laskut löytyvät Siirretyt-kansiosta Laskujen hallinta -näkymässä.

e. Erityishuomiot

  • Rakentamispalvelu käänteinen ALV vaatii Y-tunnuksen tallentamista asiakastietoihin.
  • Numerointien synkronointi tärkeää.
  • Easoftiin voidaan avata useita rinnakkaisia myyntilaskurajapintoja eri y-tunnuksille.
  • Tuotteiden tiedot päivittyvät Fennoassa myyntilaskun tiedoilla (mm. nimi, hinta, ALV-käsittely ja myyntitili)
    • HUOM! Jos halutaan, että tuotetiedot eivät päivity myyntilaskun tiedoilla, integraation toimintaan voi pyytää yrityskohtaisen poikkeuksen Fennoan tuesta.

  • Teknistä tietoa rajapinnasta

    • Easoft muodostaa laskusta Finvoice 3.0 -aineiston, joka validoidaan skeemaa vasten.

    • Validoinnin virheet näkyvät siirtologissa.

    • Hyväksytty laskuaineisto lähetetään Fennoaan sellaisenaan.

    • Liitteet siirretään erillisellä kutsulla (vain pdf hyväksytään; kuvat muunnetaan pdf-muotoon ennen siirtoa).

f. Yleisimmät virhetilanteet

  • Missing child element (FromIdentifier): Yrityksen laskutusosoitteet puuttuvat. Lisää verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus yritystietoihin. Asetukset -> Yritystiedot -> Laskutusosoite
  • PCDATA invalid Char value 12: Laskussa on näkymättömiä merkkejä (esim. kopioitu teksti). Poista kenttä kokonaan ja syötä uudelleen.

3. Ostolaskut

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

  • Rajapinnan kautta voidaan hakea, hyväksyä, kohdistaa ja tiliöidä ostolaskut Easoftissa.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

  • Rajapinnan lisääminen ja asetukset

    • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta → Ostolaskut → valitse Fennoa.
    • Nimetään rajapinta esim: Fennoa ostolaskut
    • Syötä yrityksen tunniste ja API-avain
    • "Ostolaskut noudetaan alkaen" valinnalla määritellään päivämäärä, mistä lähtien ostolaskut halutaan noutaa Fennoasta Easoftiin
    • Aktivoidaan valinta "Salli ostolaskujen nouto"
  • Muut liittyvät asetukset
    • Ostolaskujen automaattikohdistus
      • Asetukset -> Ostolaskut -> Ostolaskut -> Automaattinen kohdistus

  • Tarvittavat käyttöoikeudet

    • Oikeus kirjanpitotilin muuttamiseen PurchaseInvoicesV2/editAccountingAccount
      • Easoftin pääkäyttäjä voi pyytää käyttöoikeuksiin muutoksia yleisestä tuesta tai käyttöönoton aikana käyttöönottajalta.

  • Autentikaatiotietojen syöttö

    • Ostolaskurajapinnan autentikointi tehdään API-rajapintatunnuksilla aktivoinnin yhteydessä. 

  • Rajapinnan aktivointi

    • Rajapinnan voi aktivoida noutamaan ostolaskut Easoftiin ostolaskunäkymästä.
      • Ostot -> Ostolaskut -> klikataan rajapinnan virheilmoituksen "Uudista kirjautuminen tästä" linkkiä.
    • Rajapinnan aktivoinnin lisäksi jokaisen ostolaskujen hyväksyjän tulee kirjautua rajapintaan Easoftin ostolaskunäkymästä edellisen kohdan mukaan. Kaikki hyväksyjät käyttävät samoja tunnuksia rajapinnan aktivointiin.

c. Kierrätys

  • Hyväksyntäprosessi
    • Ostolaskujen hyväksyntää varten voidaan luoda kierrätyslistoja, joissa lasku kulkee tarkastajalta hyväksyjälle.
    • Tarkastaja ei tarvitse Fennoa-tunnuksia, mutta hänen käyttäjäryhmällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet ostolaskujen tarkastamiseen Easoftissa.
      • Jos oikeudet puuttuvat, pyydä niiden lisäämistä Easoftin tuesta.
    • Kierrätyslistojen käyttö Easoftissa on kuvattu tässä ohjeessa.
  • Ostolaskujen kommentointi
    • Ostolaskun Kierrätys-välilehdellä voidaan tallentaa laskuun liittyviä sisäisiä kommentteja.
      • Nämä kommentit tallentuvat välilehdelle katsottavaksi ja voidaan haluttaessa näyttää myös Ostolaskut-listanäkymässä sarakevalitsimen avulla.

d. Kohdistus

  • Ostojen kohdistaminen tilaukselle
    • Lasku kohdistetaan tilaukselle kuluksi/läpilaskutettavaksi ostolaskun Kohdistus-välilehdeltä.
    • Avaa Kohdistus-välilehti -> Valitse laskurivien alta tilaus -> klikkaa "Kohdista"
    • HUOM! Näkymässä kaikki laskurivit on valittu oletuksena kohdistettavaksi.
  • Osakohdistus
    • Laskurivejä voi kohdistaa eri tilauksille.
      • Valitse rivit -> valitse tilaus pudotusvalikosta -> klikkaa "Kohdista".
    • Yksittäinen rivi voidaan jakaa usealle tilaukselle:
      • Valitse rivi -> syötä kohdistettava määrä Kohdista-sarakkeeseen -> klikkaa "Kohdista"
      • Toista tarvittaessa, kunnes rivi on jaettu halutuille tilauksille.
  • Automaattikohdistus
    • Ostolaskuille voidaan määritellä automaattikohdistus näkymästä Asetukset -> Ostolaskut.
  • Litterointi
    • Jos valitulla tilauksella on käytössä litterat, näkyviin tulee Littera-valinta tilauksen valinnan alapuolelle.
    • Tällöin litteran valinta on pakollinen kohdistuksen yhteydessä.

e. Tiliöinti

  • Tiliöinti-välilehdellä voidaan kohdistaa ostolasku Fennoan laskentakohteille. Tämä edellyttää laskentakohteiden luomista Fennoaan. 
  • Myös varsinaisen kirjanpitotilin asettaminen onnistuu Tiliöinti-näkymästä.
    • Tämä vaatii Easoftista käyttöoikeuden aktivoinnin (katso kohta 3.b.)
  • Tiliöinti kohdistuksista
    • Laskentakohteet voidaan asettaa Easoftin kohdistusten perusteella painamalla “Luo tiliöinnit kohdistuksista” -painiketta.
    • Tilauksen, litteran ja kustannuspaikan koodit tulee olla identtiset sekä Easoftissa että Fennoassa. Koodin jälkeen näkyvä nimi voi Fennoassa olla mikä tahansa.
      • Esimerkki: Jos Easoftin tilausnumero on “12345”, se dimensioituu automaattisesti Fennoan tilaukseen “12345”.
    • Easoft luo tiliöintirivit kohdistusten mukaan:
      • Yksi rivi per tilaus.
      • Jos laskulla on kohdistamattomia rivejä tai kohdistuksia ilman laskentakohteita, nämä kootaan omalle erilliselle riville.
    • “Tallenna”-painikkeella tiliöinnit tallennetaan Fennoaan.
  • Manuaalinen muokkaus
    • Tiliöintirivien seurantakohteita ja brutto-summaa voidaan tarvittaessa muokata käsin.
    • Jos automaattinen tiliöintien luonti ei kata kaikkia rivejä, on mahdollista lisätä puuttuvat rivit manuaalisesti.
  • Kommenttien siirtyminen
    • Tiliöintiriville tallennettu kommentti siirtyy Fennoaan tiliöintirivin selite-sarakkeeseen.

f. Ostolaskun hyväksyntä

  • Hyväksyminen yksittäin
    • Ostolasku hyväksytään maksuun ostolaskun katselunäkymästä Ostot -> Ostolaskut -> klikkaa haluttu lasku toimittajan nimestä auki. "Hyväksy maksuun" -painikkeella ostolasku siirtyy Easoftissa käsitellyt-kansioon ja lasku merkitään Fennoassa hyväksytyksi.
  • Hyväksyminen massana
    • Ostolaskuja voi hyväksyä myös massana listanäkymästä Ostot -> Ostolaskut. Halutut laskut valitaan listalta ja hyväksyntä-toiminto löytyy oikean alareunan Toiminnot-painikkeella.
  • Mitätöinti
    • Laskun voi mitätöidä ostolaskun katselunäkymästä. Mitätöinti-toiminto löytyy Tallenna-painikkeen oikeasta reunasta.
  • Hyväksynnän vaikutus kohdejärjestelmässä
    • Laskun hyväksyntä ja mitätöinti Easoftissa muuttaa sen tilaa myös Fennoassa.
    • Laskun automaattimaksatus edellyttää asetuksen käyttöönottoa Fennoassa.

g. Hyvityslaskujen käsittely

  • Käsittely Easoftissa
    • Hyvityslasku käsitellään Easoftissa samalla tavalla kuin normaali ostolasku.
  • Kohdistuminen Fennoassa
    • Hyvityslasku kohdistetaan Fennoassa aina käsin saman toimittajan veloituslaskulle. Kohdistus tehdään hyvityslaskun Käytä-painikkeella. Tarkempi ohje Fennoassa Ohje -> 10.4 Laskujen maksaminen
    • HUOM! Kohdistus tehdään käsin vaikka ostolaskujen automaattimaksatus olisi aktivoitu käyttöön.
  • Nyrkkisääntö
    • Käsittele veloitus- ja hyvityslasku aina yhtenevästi:
      • Jos hyväksyt veloituslaskun → hyväksy myös hyvityslasku.
      • Jos mitätöit veloituslaskun → mitätöi myös hyvityslasku.

h. Uuden ostolaskun luonti

  • Uuden ostolaskun voi luoda Easoftissa kohdasta Ostot -> Ostolaskut -> "Uusi ostolasku" (vihreä plus-painike).
  • Avautuvalle lomakkeelle syötetään vähintään pakolliset tiedot.
  • Kun tiedot on tallennettu, ostolasku siirtyy muiden ostolaskujen joukkoon ja se voidaan käsitellä sekä hyväksyä maksatukseen normaalin prosessin mukaisesti. Muutama huomio käsin luoduista laskuista:
    • Uudella ostolaskulla ei ole tallennettuja tiliöintejä.
    • Rivejä ei viedä Fennoaan, mutta niitä voi hyödyntää Easoftissa.

i. Erityishuomiot

  • Fennoasta haetaan vain laskut, joille Easoft API on merkitty hyväksyjäksi ja joita ei ole vielä hylätty tai hyväksytty.
  • Ostolaskun tietoja ei voi muokata Easoftissa, koska rajapinta ei tue muokkausta.
  • Oletuksena Fennoassa laskujen automaattinen maksatus on pois päällä, mutta Fennoan asetuksista voi asettaa ostolaskuille automaattimaksatuksen päälle.
    • Ominaisuudesta tarkka kuvaus Fennoassa (Ohje -> 17.4.8 Ostoasetukset)

j. Yleisimmät virhetilanteet

  • Laskut eivät siirry Fennoasta Easoftiin, vaikka Fennoassa on jo ostolaskuja.
    • Varmista Fennoasta, että Easoft API-rajapintakäyttäjä on lisätty oletuskierrätyslistalle ja asetettu laskuille oletushyväksyjäksi.
    • Jos lasku on jo hyväksytty tai mitätöity Fennoassa, sitä ei enää siirretä Easoftiin.

4. Palkat

a. Toiminnan lyhyt kuvaus

  • Rajapinnan kautta siirretään palkkatiedot Easoftista Fennoaan siirtotiedoston avulla.

b. Käyttöönotto ja asetukset Easoftissa

  • Rajapinnan lisääminen

    • Asetukset → Rajapinnat → Lisää rajapinta -> Palkat
    • Nimeä rajapinta (esim. Fennoa palkat).
    • Valitse aineiston muoto Fennoa.
    • Tallenna rajapinta-asetukset.
  • Muut liittyvät asetukset
    • Tilauksen ja kustannuspaikan dimensiot voidaan määrittää rajapinnan asetuksissa avaamalla rajapinta uudestaan muokattavaksi.
      • Näiden avulla palkka-aineisto voidaan ryhmitellä siirtotiedostossa laskentakohteiden mukaan.

  • Palkkarajapinnan muodostamiseen tarvittavat tiedot

    • Pyydä tarvittavat tiedot palkanlaskijalta:
      • Milloin ensimmäinen palkka-aineisto siirretään Easoftista ja mitä palkkakautta se koskee
      • Käytössä olevien palkkalajien koodit Fennoasta
        • HUOM! Jos palkkalajilistassa on selvästi ylimääräisiä palkkalajeja, tarkista palkanlaskijalta tai asiakkaalta, mitä näistä ovat käytössä. Luo Easoftiin vain ne palkkalajit, joita todella tarvitaan.
      • Työntekijänumerot

  • Palkkalajien määrittely

    • Palkkalajit määritellään Fennoan palkkalajien nimien ja koodien mukaisesti.
    • Palkkalajit syötetään Asetukset -> Palkkalajit -> Lisää.
    • Jokainen palkkalaji tulee kytkeä tuntikirjauksen työvaiheelle tai kulukirjaukseen.
    • Huomioitavaa:

      • Palkkatapahtumat tulostuvat päiväkohtaisesti valitulle ajanjaksolle.

        • Jos palkkalajin yksikkö on päivämäärä + arvo, tapahtuma kirjautuu Fennoassa kyseisen päivän palkkariviksi.

        • Jos yksikkö on esimerkiksi tunti, kaikki ajanjakson palkkatiedot kirjautuvat ajanjakson ensimmäiselle päivälle.

      • Poissaolon palkkalajeille tulee merkitä asetuksissa kohta Poissaolo palkkalaji.

        • Niiden yksiköksi on määritettävä päivämäärä + arvo.

      • Koodien muokkaus on mahdollista Fennoassa palkanlaskennan työkaluissa, mutta tulolajikoodeihin liittyvät muutokset vaativat erityistä tarkkuutta, sillä niiden on vastattava palkkalajin tulorekisterikäsittelyä.

        • Muutoksista vastaa aina niiden tekijä.

        • Turvallisempi tapa on muokata palkkalajikoodit Easoftissa vastaamaan Fennoan koodeja, jotta vältetään Tulorekisteriin liittyvät ongelmat.

  • Tarvittavat käyttöoikeudet

    • InterfaceSettings/add_payroll_data ja PayRolls/index.

  • Autentikaatiotietojen syöttö

    • Palkka-aineiston muodostamiseen ei tarvita erillisiä tunnuksia.

  • Rajapinnan aktivointi

    • Palkkarajapintaa ei tarvitse erikseen aktivoida

c. Testipalkka-aineiston lähettäminen rajapinnan kautta

  1. Määritä tuki-tunnukselle työntekijänumero
    • Käytä jotakin oikeasti käytössä olevaa työntekijänumeroa.
    • Muista poistaa työntekijänumero tuki-tunnukselta testiaineiston lähetyksen jälkeen.
  2. Syötä tuntikirjaukset tuki-tunnukselle
    • Kirjaa kaikki eri tuntityypit, joita asiakkaalla normaalisti käytetään, kuten:
      • Normaali työaika
      • Sairasloma
      • Vuosiloma
      • Arkipyhä
      • Kulut
      • Ylityöt
      • Sunnuntaityöt
  3. Hyväksy tunnit ja lataa siirtotiedosto.
  4. Lähetä aineisto palkanlaskijalle
    • Lähetä viesti palkanlaskijalle ja pyydä kokeilemaan palkka-aineiston sisäänluku.
    • Liitä siirtotiedoston lisäksi mukaan PDF-raportti Työvuorot -> Työtunnit -> Tulosta -> Ilman hintoja, jossa näkyvät syöttämäsi testikirjaukset.
  5. Palkanlaskijan palaute
    • Palkanlaskija kuittaa, onko aineisto kunnossa ja hyväksyttävissä.

d. Siirtyvät tiedot

  • Palkkarajapinnassa siirtyvät tiedot voi tarkastaa palkka-aineston lähetyksen yhtedyessä. Katso erillinen ohje palkka-aineiston luonnista
  • HUOM! Jos palkka-aineisto halutaan kohdistaa tilaukselle tai kustannuspaikalle, tulee palkka-aineiston luonnissa valita oikea ryhmittely.
  • Avaa/Sulje ohje palkka-aineiston sisäänluvusta Fennoaan

    1. Siirry Fennoassa kohtaan Palkat > Palkkatapahtumien syöttö.

    2. Aloita tuonti valitsemalla Sisäänluku tiedostosta.

    3. Vedä tiedosto avautuvaan ikkunaan tai hae se tietokoneelta.

    4. Valitse tiedostomuodoksi Fennoa CSV ja jatka.

    5. Fennoa lukee tiedot sisään ja ilmoittaa sisäänluettujen rivien määrän.

      Huomioitavaa:

    • Samaa tuntihintaa sisältävät rivit niputetaan, mutta selitteelliset rivit pidetään erillään.

    • Laskentakohteiden otsikkorivillä tulee käyttää laskentakohteen tyypin nimeä (esim. Projekti, Kustannuspaikka) täsmälleen samassa muodossa kuin Fennoassa.

    • Laskentakohteet haetaan niiden kirjain-numero-koodin perusteella, ja niiden on oltava luotuina Fennoassa ennen tuontia.

    • Tuonti tukee enintään kahdeksaa laskentakohdetyyppiä.

      Tietojen tarkistukset:

    • Fennoa tarkistaa, että rivin päivämäärä kuuluu valitulle palkkajaksolle.

      • Jos päiväys ei kuulu kaudelle → rivi hylätään.

      • Jos päivämäärää ei ole → käytetään palkkajakson alkupäivää.

    • Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia tai henkilönumero puuttuu / työntekijällä ei ole aktiivista työsuhdetta → rivi hylätään.

      Virheilmoitukset:

    • Hylätyistä riveistä ilmoitetaan tuonnin lopuksi.

    • Jos tallennus epäonnistuu muusta syystä, Fennoa näyttää virheilmoituksen ja kertoo hylättyjen rivien määrän.

e. Erityishuomiot

  • Käyttäjät on perustettava sekä Easoftiin että Fennoaan. Työntekijänumeroiden tulee olla molemmissa ohjelmissa täsmälleen samat.
  • Ainoastaan hyväksytyt työtunnit siirtyvät palkka-aineistoon.
  • Fennoassa tulee olla valmiiksi luotuna laskentakohteet, jotta ne kohdistuvat tuonnissa oikein. Sisäänluvun yhteydessä ei perusteta uusia laskentakohteita.

f. Yleisimmät virhetilanteet

  • Tunnit eivät näy palkka-aineistolla
    • Vain hyväksytyt tunnit siirtyvät aineistolle.
    • Muut kulut siirtyvät palkka-aineistolle sen mukaan, miten palkkalajien asetukset on määritetty (Asetukset → Palkkalajit).
  • Palkkalajit eivät näy palkka-aineistolla
    • Jokaiselle palkkaryhmälle on valittava palkkalajit.
    • Tarkista: Asetukset → Palkkaryhmät → Valitse/lisää ryhmä → Palkkalajit.
  • Käyttäjä ei näy palkka-aineistolla
    • Käyttäjältä puuttuu työntekijänumero.
    • Lisää se kohdasta: Asetukset → Käyttäjät → Valitse käyttäjä → Lisätiedot → Työntekijänumero.

5. Projektit

  • Easoft-Fennoa-rajapinta ei tue laskentakohteiden luontia Fennoaan.

6. Tuki

a. Yhteystieto Easoft-tuki

  • Yleinen tuki
  • Uudet integraatiot
    • tuki@easoft.fi

b. Yhteystiedot kohdejärjestelmään

  • Fennoan käyttäjätuki tilitoimiston kautta.
  • Fennoa tietopankki
  • Tilitoimiston pääkäyttäjätuki
    • Sähköposti: tuki@fennoa.com arkisin 9:00-16:00
    • Puhelinnumero: 010 274 3700 (oman operaattorisi mukainen mpm/pvm), arkisin 9:00-14:00